Tambah dalam realiti bahawa projek adalah cara kami berinovasi; bagaimana kita melaksanakan strategi dan bagaimana kita membina infrastruktur dan keupayaan organisasi kita, jelaslah bahawa pemimpin kanan mesti melakukan segala-galanya untuk menyokong pengurus projek firma mereka.
Salah satu faktor yang paling penting dalam mempromosikan kejayaan projek ialah kehadiran penaja eksekutif yang berkesan. Kedudukan ini telah lama dikaitkan dengan kejayaan projek dalam kajian industri, tetapi tinjauan kesusasteraan yang menerangkan amalan sebenar di sekitar penajaan menunjukkan kami mempunyai cara yang jauh untuk menginstitusikan kehadiran dan amalan peranan penaja dalam organisasi kami. Sedikit konteks adalah sesuai. Pertama, mari kita tinjau tanggungjawab utama penaja.
Tanggungjawab Utama Penaja Eksekutif Projek
- Asumsikan tanggungjawab untuk hasil projek. (Perkara ini sering digambarkan sebagai tanggungjawab bersama dengan pengurus projek.)
- Piagam projek dan memberi kuasa kepada pengurus projek dan ahli pasukan utama.
- Menyokong pasukan projek untuk sumber dan penglihatan.
- Memastikan kehadiran dan sokongan nilai-nilai pasukan yang berkesan, termasuk akauntabiliti dan ketelusan.
- Menyokong pasukan dalam menghadapi kesukaran yang luar biasa.
- Jurulatih pengurus projek.
- Mempertahankan pasukan projek terhadap gangguan organisasi.
Apa yang Terjadi Apabila Penaja Eksekutif Keluar dari Gambar
Tanpa ketiadaan penaja eksekutif yang menyokong, semua tanggungjawab di atas jatuh ke pengurus projek yang sudah dibebani terlalu berat, yang biasanya tidak mempunyai bandwidth dan keruntuhan politik untuk memenuhi tugas-tugas ini.
Kekurangan penaja yang berkesan meningkatkan risiko masalah projek, termasuk tetapi tidak terhad kepada: kegagalan, prestasi suboptimal terhadap waktu, sasaran dan sasaran kualiti serta peningkatan kekacauan pasukan.
Ringkasnya, kehadiran penaja eksekutif yang berkesan adalah pembuat perbezaan positif untuk kerja-kerja rumit yang membawa inisiatif sementara dan unik yang paling penting kepada kesimpulan yang berjaya. Memandangkan kepentingan peranan yang jelas, mungkin munasabah untuk mengandaikan bahawa kebanyakan organisasi mengambil kerja mereka dengan penaja eksekutif dengan serius. Malangnya, sedikit masa yang dihabiskan di dunia nyata menunjukkan sebaliknya.
Sekilas ke dalam Bagaimana Organisasi kami Merawat Peranan Penaja Eksekutif
Sebagai pengajar pengurusan siswazah dalam pengurusan projek, saya mempunyai kekayaan yang baik untuk sentiasa belajar mengenai amalan pengurusan projek majikan pelajar saya di kawasan metropolitan utama. Dari firma Fortune 100 hingga ke permulaan kecil, keusahawanan dan bukan keuntungan, organisasi yang diwakili adalah seksyen ekonomi.
Walaupun ia akan menjadi munasabah untuk menjangkakan dalam era ini di mana amalan pengurusan projek adalah mantap bahawa kebanyakan firma akan mempamerkan amalan yang matang di sekitar peranan penaja eksekutif, dalam kenyataannya, keadaan itu adalah sebaliknya.
Beberapa penemuan saintifik daripada kajian tahunan saya yang tidak rasmi mengenai MBA mengenai peranan penaja eksekutif di firma mereka:
- Rata-rata, lebih daripada lima puluh peratus pelajar menggambarkan firma mereka sebagai tidak mempunyai amalan rasmi di sekitar penajaan eksekutif.
- Beberapa firma mempunyai sebarang latihan rasmi atau keterangan standard untuk peranan dan tanggungjawab penaja.
- Saya belum lagi melaporkan seorang pelajar bahawa firma beliau menyediakan latihan untuk penaja eksekutif mereka.
- Terdapat sedikit persetujuan yang konsisten mengenai akauntabiliti penaja untuk kejayaan projek.
- Apabila pelajar menemubual pengurus projek di firma mereka mengenai kepuasan mereka dengan prestasi dan sokongan penaja mereka, majoriti mereka yang disurvei menyatakan kekecewaan.
Kajian semula kaji selidik yang lebih formal dari persatuan industri dan firma perunding swasta memperkukuhkan kesahihan umum input daripada pelajar saya.
Dan sementara keadaan semasa tajaan eksekutif boleh meninggalkan ruang untuk penambahbaikan, pengurus projek tidak mempunyai pilihan tetapi terus bergerak maju dengan inisiatif mereka. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa langkah pengurus projek yang boleh diambil untuk merekrut sokongan eksekutif yang sangat diperlukan.
Bagaimana Mendapatkan Sokongan Eksekutif untuk Projek Anda
- Merakam penaja. Sekiranya projek anda mempunyai implikasi strategik untuk firma anda, sama ada secara langsung kepada pelanggan atau secara tidak langsung dengan membolehkan aktiviti dalaman yang lebih cekap dan berkesan dalam menyokong pelanggan, anda harus merekrut penaja. Bekerja terus dengan laporan kepada pengurus anda atau ketua Pejabat Pengurusan Projek anda untuk menguatkan kepentingan projek dan meminta pertolongan. Menekankan peranan dan tanggungjawab penaja seperti yang dinyatakan di atas, dan menunjuk kepada penyelidikan industri yang menghubungkan kejayaan projek dan penajaan yang berkesan.
- Melatih penaja anda. Menekankan peranan sebagai strategik, bukan taktikal atau sebagai tokoh. Kebanyakan eksekutif datang kepada peranan penaja tanpa latihan formal atau konteks untuk tanggungjawab mereka. Walaupun anda berada dalam peranan agak pelik latihan seorang eksekutif, kebanyakan individu ini akan menghargai konteks dan bimbingan anda. Isu kebertanggungjawaban, nilai-nilai tetulang, dan perlindungan pasukan haruslah menjadi tumpuan utama anda apabila menaiki penaja eksekutif anda.
- Terlibat secara aktif dan melibatkan penaja anda. Pengurus projek / hubungan penaja eksekutif terbaik adalah sangat interaktif. Adalah penting bagi kedua-dua pihak untuk mewujudkan protokol komunikasi yang jelas untuk mengemaskini aktiviti-aktiviti projek serta menandai dan menanggapi kecemasan. Pengurus projek harus menggalakkan penaja eksekutif untuk menghadiri mesyuarat status atau pasukan dari semasa ke semasa untuk menunjukkan minat yang tulen, dan menjadi penasihat aktif kepada organisasi untuk kejayaan pasukan.
- Minta sokongan bimbingan dari penaja anda. Ia sentiasa membantu untuk mempunyai seseorang yang mempunyai pengalaman lebih daripada yang anda memerhatikan dan menawarkan maklum balas yang membina dan positif serta bimbingan mengenai prestasi anda. Biarkan penaja anda tahu anda mengalu-alukan input ini dalam pemacu anda untuk memperbaiki, dan apabila diterima, terima dengan anggun.
- Leverage sponsor dengan teliti untuk isu-isu besar . Berhati-hati agar tidak melihat atau merawat penaja anda terlalu banyak mengenai isu taktikal. Penggunaan tertinggi dan terbaik penaja anda adalah untuk membantu sumber yang selamat; berkhidmat sebagai jurucakap pasukan projek kepada kumpulan pengurusan yang lebih luas dan membantu anda mengukuhkan nilai pasukan penting. Terdapat satu tindakan pengimbangan yang harus dihormati pengurus projek apabila mempertimbangkan menarik penaja ke dalam aktiviti pasukan.
Garisan bawah
Peranan penaja eksekutif adalah salah satu kepingan penting teka-teki untuk kejayaan untuk inisiatif projek. Pengurus projek yang berjaya memahami betapa pentingnya peranan ini dan bekerja untuk mendapatkan sokongan eksekutif pada tahap dan keamatan yang betul. Jika peranan penaja tidak hadir atau samar-samar, bawa diri anda untuk merekrut dan melatih penaja eksekutif anda untuk menyokong anda, pasukan anda dan firma anda untuk berjaya.