Kuasa skop projek yang dibina dengan teliti:
Kenyataan skop yang dinyatakan dengan teliti adalah penyumbang penting kejayaan projek dan merupakan sebahagian daripada amalan pengurusan projek yang berkesan . Manfaat termasuk:
- Kenyataan itu membolehkan pasukan projek dan pelanggan untuk memastikan bahawa mereka berkongsi pandangan umum mengenai ciri, kualiti dan masa projek yang dijangkakan.
- Skop ini membolehkan pasukan projek keupayaan untuk mengenal pasti dan melibatkan diri dengan pihak berkepentingan: individu atau kumpulan yang terkena dampak projek dan mendapat sokongan dan penglibatan mereka.
- Ruang lingkup berfungsi untuk membantu ahli pasukan berfokus hanya pada kerja yang diperlukan untuk memenuhi keperluan pelanggan.
- Sekiranya perubahan dicadangkan yang melebihi had ruang lingkup asal, pernyataan ini berfungsi sebagai panduan untuk menganggarkan dan mencadangkan pengubahsuaian. Sekiranya perubahan diterima oleh semua pihak berkepentingan, penyata skop disemak semula.
Penciptaan Skop Projek:
Pengurus projek bersempena dengan ahli pasukan, pelanggan, penaja eksekutif dan pihak berkepentingan utama berfungsi untuk memahami dan menggambarkan keluaran yang diperlukan daripada inisiatif projek, sering dirujuk sebagai penyerahan. Penyerahan ini termasuk kos atau kos kos yang boleh diterima yang disahkan dalam aktiviti perancangan dan anggaran.
Ia juga mentakrifkan ciri-ciri utama untuk disertakan serta rangka masa untuk penghantaran akhir projek. Sebaik sahaja dipersetujui oleh pelanggan, pengurus projek, pasukan projek dan penaja eksekutif, apa-apa perubahan kepada penyata ruang lingkup ini mesti dibuat menggunakan proses perubahan yang dikawal dan didokumenkan dengan teliti.
Kesan Cascading Skop Projek pada Orang Lain:
Sebaik sahaja penyata skop atau dokumen telah dipersetujui, pasukan kerja yang terlibat menggunakan maklumat dalam pernyataan untuk menganggarkan kerja, masa, dan kos mereka sendiri. Kenyataan skop yang lebih tepat dan tepat, lebih cenderung bahawa pasukan kerja akan menghasilkan anggaran yang tepat dan keperluan sumber.
Kenyataan skop projek mengenal pasti apa yang tidak termasuk dalam inisiatif ini:
Ia bukan perkara biasa untuk dokumen skop projek untuk juga menyenaraikan perkara-perkara tertentu yang bukan sebahagian daripada skop projek dan dengan itu dikecualikan daripada kerja yang akan dihantar. Contohnya, projek untuk membina sebuah rumah mungkin menetapkan bahawa mendapatkan permit alam sekitar dilakukan oleh pemilik dan berada di luar skop projek kontraktor yang membina rumah tersebut.
Kesan Skop Projek yang Dibina Yang Buruk:
Kekurangan kejelasan di sekitar skop projek adalah punca tekanan projek dan kegagalan.
Dokumen skop yang samar-samar atau tidak jelas meninggalkan banyak isu yang terbuka kepada perdebatan dan panggilan penghakiman yang tidak diketahui, yang mempengaruhi ciri-ciri, kualiti, masa dan kos inisiatif.
Satu lagi cabaran dengan kenyataan skop samar-samar ditambah dengan proses perubahan lemah dipanggil: merangkak skop. Rangkak skop berlaku apabila permintaan pelanggan dan pasukan kerja menambah keupayaan tambahan untuk disampaikan, di luar niat atau sempadan pelan asal.
Menukar Skop:
Walaupun perubahan skop kerap akan menangguhkan penyiapan projek dan berpotensi menambah kos yang signifikan, terdapat beberapa situasi di mana perlu dan munasabah untuk menyesuaikan skop. Pengurus Projek bergantung pada proses "pengurusan perubahan" yang mengenal pasti perubahan yang diminta, menyemak semua anggaran masa, kos dan beban kerja yang sepadan dan menilai semula projek untuk risiko baru yang diberikan perubahan.
Biasanya pengurus projek dan penaja eksekutif membuat keputusan muktamad untuk mengubah skop apabila keadaan telah dianalisis sepenuhnya. Perubahan didokumentasikan dalam log keputusan dan kemudian disampaikan kepada pasukan projek yang lebih besar.
Juga Dikenali Sebagai Keperluan Projek, Matlamat Projek
Contoh: Skop projek adalah penyerahan laman web satu halaman, sesuai dengan spesifikasi projek, dalam masa 2 minggu.