Menulis surat perniagaan yang berkesan dan digilap boleh menjadi tugas yang mudah diikuti, selagi anda mematuhi peraturan yang ditetapkan untuk susun atur dan bahasa. Sadarilah bahwa penerima Anda membaca sejumlah besar surat-menyurat secara berkala dan akan memihak kepada surat-surat terlaksana yang bebas dari kesilapan tala dan kesalahan tatabahasa. Satu peraturan yang baik adalah membuktikan membacanya dua kali dan kemudian mempunyai seorang rakan kajian untuk memastikan tidak ada yang terlepas.
Seksyen Surat Perniagaan
Setiap bahagian surat anda harus mematuhi format yang sesuai, bermula dengan maklumat hubungan anda dan penerima anda; salam; badan surat itu; tutup; dan akhirnya, tandatangan anda.
Format Surat Perniagaan
Berikut adalah format surat perniagaan tradisional, dengan petua mengenai cara membingkainya berdasarkan hubungan anda dengan pembaca dan apa hasil yang anda inginkan.
Maklumat Hubungan Anda :
Nama awak
Alamat anda
Nombor telefon anda
Alamat E-mel anda
Tarikh
Maklumat Hubungan Penerima:
Nama mereka
Tajuk mereka
Syarikat mereka
Alamat Syarikat
- Gunakan "Kepada Keprihatinan Kepada Orangnya ", jika anda tidak pasti siapa yang anda hubungi.
- Gunakan ucapan rasmi "Dear Mr./Ms./Dr. [Last Name], "jika anda tidak tahu penerima.
- Gunakan "Dear [First Name]," hanya jika anda mempunyai hubungan informal dengan penerima.
Badan
Asas Pemformatan:
- Gunakan garis tunggal dengan ruang tambahan di antara setiap perenggan, selepas salam, dan di atas penutupan.
- Kiri membenarkan surat anda (terhadap margin kiri).
Strike the Right Tone:
Jadikan tujuan surat anda jelas melalui bahasa yang mudah dan bertarget, menjaga perenggan pembukaan ringkas. Anda boleh mulakan dengan, "Saya menulis merujuk kepada ..." dan dari sana, berkomunikasi hanya apa yang perlu anda katakan.
Perenggan berikutnya harus memasukkan maklumat yang memberi pembaca anda pemahaman penuh mengenai objektif anda tetapi menghindari kalimat yang berlebihan dan kata-kata yang tidak perlu. Sekali lagi, pastikan ia ringkas untuk mengekalkan perhatian mereka.
Sekiranya niat anda adalah untuk memujuk penerima - untuk melabur wang, memberi rujukan kepada anda, menggaji anda, berkawan dengan anda, atau membetulkan sesuatu isu - buat satu kes yang menarik untuk tujuan itu. Jika, sebagai contoh, anda mahu pembaca menaja acara amal, mengenal pasti apa-apa pertindihan dengan tujuan dermawan syarikat mereka. Meyakinkan pembaca yang membantu anda akan saling menguntungkan, dan anda akan meningkatkan peluang anda untuk memenangi sokongan mereka.
Simpan paragraf penutup anda kepada dua ayat. Hanya mengulangi sebab anda menulis dan mengucapkan terima kasih kepada pembaca untuk menimbangkan permintaan anda.
Tutup percuma :
Beberapa pilihan yang baik untuk penutupan anda termasuk:
- Hormat anda,
- Yang ikhlas,
- Hormat,
- Dengan hormat,
Jika surat anda kurang formal, pertimbangkan untuk menggunakan:
- Semua yang terbaik,
- Terbaik,
- Terima kasih,
- Salam,
Tandatangan:
Tulis tandatangan anda di bawah penutup anda dan tinggalkan empat ruang tunggal di antara penutup anda dan nama penuh, tajuk, nombor telefon, alamat e-mel anda, dan maklumat hubungan lain yang anda ingin sertakan. Gunakan format di bawah:
Tandatangan tulisan tangan anda
Ditaip nama penuh
Tajuk
Menghantar Surat Perniagaan E-mel
Jika anda menghantar surat e-mel, tandatangan anda akan sedikit berbeza . Daripada memasukkan maklumat hubungan anda di tajuk surat, senaraikan di bawah tandatangan anda. Sebagai contoh:
Yang ikhlas,
Nama pertama nama akhir
Tajuk
Alamat anda
Nombor telefon anda
Alamat E-mel anda
Sertakan topik yang anda tulis dalam baris subjek e-mel, jadi pembaca adalah jelas mengapa anda menghantar mesej.
Tips Penulisan Surat Perniagaan
Anda boleh mendapatkan petua yang lebih terperinci dalam garis panduan ini untuk cara menulis surat perniagaan , termasuk memilih font, memilih margin, dan memformat huruf anda dengan betul.
Ia sentiasa berguna untuk melihat contoh-contoh untuk mendapatkan idea untuk surat-menyurat anda sendiri. Tinjau surat surat , termasuk surat sampul surat, wawancara terima kasih surat, surat ikhtisar, penerimaan kerja dan surat penolakan, surat peletakan jabatan, surat penghargaan, dan lebih banyak surat-surat berkaitan perniagaan dan pekerjaan.