Adakah anda perlu menulis surat perniagaan? Tidak pasti mengenai susun atur yang terbaik untuk digunakan atau apa yang perlu disertakan dalam surat anda? Adalah penting bahawa semua huruf perniagaan yang anda tulis adalah diformat dengan betul dan profesional dalam penampilan.
Apabila anda menulis kepada calon majikan, rakan sekerja, hubungan profesional dan perniagaan, susunan surat anda hampir sama pentingnya dengan apa yang anda tulis.
Sekiranya surat itu tidak diformatkan dengan betul, tidak mempunyai ruang yang cukup di antara perenggan, dan menggunakan gaya atau saiz fon bukan tradisional, ia boleh mencerminkan buruk kepada anda.
Garis Panduan Penulisan Surat Perniagaan
Berikut adalah garis panduan untuk menulis surat perniagaan, jadi semua surat-menyurat anda membuat kesan terbaik.
Margin
Margin huruf perniagaan sepatutnya kira-kira 1 "di sekeliling. Ini memberikan huruf profesional anda dengan rupa yang tidak runcing. Anda harus menyelaraskan teks anda ke kiri; ini adalah bagaimana kebanyakan dokumen diselaraskan, jadi ia akan membuat surat anda dibaca.
Spasi Surat
Meninggalkan ruang dalam surat anda mencipta jelas, rapi dan mudah dibaca melihat bahawa pembaca akan menghargai. Huruf anda sepatutnya dalam format blok: keseluruhan huruf harus diselaraskan ke kiri dan satu jarak kecuali ruang ganda antara perenggan.
Saiz huruf
Saiz fon tradisional untuk surat profesional ialah 12. Font harus Times New Roman atau Arial. Walau bagaimanapun, jika anda menggunakan surat, kepala surat mungkin dalam saiz dan gaya fon yang berbeza.
Gaya fon
Tidak perlu menggunakan gaya yang berbeza dalam surat profesional.
Gunakan fon seragam (fon cap buku seperti Times New Roman atau Arial) dan elakkan daripada menggariskan, menyeret, atau berani. Walau bagaimanapun, jika anda menggunakan surat, kepala surat mungkin dalam gaya font yang berbeza.
Teks Surat
Teks surat perniagaan harus bersih dan boleh dibaca. Elakkan menulis surat anda dalam satu blok besar teks.
Cabut teks anda ke dalam beberapa perenggan ringkas. Perenggan ini harus diselaraskan ke kiri; ini membolehkan bacaan lebih mudah. Apabila anda telah melengkapkan surat anda, minta orang lain membacanya untuk anda. Pandang mereka dengan ringkas pada surat itu. Adakah terdapat terlalu banyak teks pada halaman? Adakah mudah untuk melihat perenggan yang berbeza?
Maklumat perhubungan
Bahagian pertama surat anda perlu memasukkan maklumat hubungan anda dan maklumat hubungan orang yang anda tulis juga. Juga masukkan tarikh yang anda tulis di bahagian atas surat anda.
Surat Penyerahan Surat
Sekiranya anda tidak mengetahui pembaca dengan baik dan biasanya mengatasinya dengan nama pertama mereka, anda harus memasukkan tajuk peribadi dan nama penuh orang dalam ucapan salam (iaitu "Dear Mr. James Franklin"). Jika anda tidak pasti nama pembaca, masukkan tajuknya (iaitu "Eksekutif Pemasaran Sekalian"). Sekiranya anda tidak pasti tentang jantina pembaca, sila nyatakan nama penuhnya dan elakkan tajuk peribadi (iaitu "Dear Jamie Smith"). Sekiranya anda tidak pasti tentang jantina, nama, dan tajuk pembaca, tulislah, "Kepada Keprihatinan Kepada Yang Dimiliki ." Tinggalkan satu baris kosong selepas salam.
Perenggan Surat
Perenggan surat profesional sepatutnya agak ringkas.
Perenggan pertama mungkin termasuk pembukaan persahabatan yang ringkas dan penjelasan ringkas tentang alasan anda untuk menulis. Perenggan kedua (dan mana-mana perenggan berikutnya) perlu berkembang berdasarkan sebab anda menulis. Perenggan terakhir harus menyatakan semula alasan anda untuk menulis dan, jika berkenaan, nyatakan pelan tindakan anda (atau minta beberapa jenis tindakan diambil oleh pembaca).
Penutupan
Apabila anda menulis surat perniagaan atau mesej e-mel, penting untuk menutup surat anda dengan cara profesional sehingga anda adalah huruf, dalam keseluruhannya, ditulis dengan baik dan profesional.
Tandatangan
Apabila anda menghantar surat kertas, selesai surat dengan tandatangan anda, tulisan tangan, diikuti dengan nama yang anda tulis. Jika ini adalah e-mel, masukkan nama anda yang ditaip.
Akhir sekali, jangan lupa semakan ejaan dan baca semula surat anda sebelum anda menghantarnya.
Sekali lagi, mintalah seorang ahli keluarga, kawan atau rakan sekerja untuk menyemaknya untuk anda. Ia sentiasa baik untuk mata yang lain untuk melihat kerana sukar untuk menangkap kesilapan kita sendiri.
Format Surat Perniagaan
Semak surat perniagaan yang diformatkan dengan maklumat mengenai apa yang perlu disertakan di setiap bahagian surat anda.
Contoh Surat Perniagaan
Contoh surat perniagaan untuk pelbagai korespondensi perniagaan, profesional dan pekerjaan, termasuk surat dan contoh mesej surat dan e-mel.