Bagaimana Menulis RFP

Buat RFP Yang Akan Mendapatkan Keputusan

Permintaan untuk cadangan

, kadang-kadang dipanggil RFP atau RFQ untuk "permintaan untuk sebut harga," adalah dokumen yang dikeluarkan oleh syarikat apabila ia ingin membeli produk dan ia ingin membuat spesifikasinya tersedia untuk umum. Ini biasanya berlaku apabila beberapa syarikat akan membida kerja atau pekerjaan dan ia menjemput harga yang lebih kompetitif. Tetapi usaha anda mungkin menghasilkan tawaran yang membuang masa anda, atau lebih buruk lagi, tidak ada tawaran sama sekali, jika anda tidak menyediakan RFP dengan betul.

Inilah cara untuk mencapai kejayaan terbaik.

Kesukaran: Purata

Masa yang Diperlukan: Selalunya mengambil masa beberapa hari

Ini caranya:

1. Adakah kerja rumah anda: Perhatikan apa yang anda perlukan, apa yang anda mahukan, dan apa yang mungkin sebelum anda menulis RFP anda. Jangan mengeluarkan RFP untuk mesin yang boleh menghasilkan 1,500 widget sejam jika anda tidak pernah menjual lebih daripada 25 bulan. Tidak ada gunanya mengeluarkan RFP untuk sebuah kereta terbang apabila seorang utusan dapat melalui lalu lintas seketika pada basikal.
2. Membezakan keperluan dan kehendak anda: Jika anda ingin membeli aplikasi yang boleh menghantar gambar di antara ibu pejabat dan van anda di tapak kerja, anda mungkin menentukan bilangan imej yang anda perlukan sesaat, saiz maksimum imej yang anda perlukan, dan resolusi yang diperlukan. Pasti, ia mungkin bagus untuk mempunyai warna-warna imej itu, tetapi adakah itu benar-benar perlu? Jika anda benar-benar memerlukan spesifik tertentu, gunakan perkataan seperti "akan," "hendaklah," dan "mesti." Ini menunjukkan bahawa ini adalah keperluan. Spesifikasi yang hanya "mahu" harus dikenal pasti dengan kata-kata seperti "boleh," "boleh," dan "pilihan."

1. Tentukan apa yang bakal menjadi pemenang : Cadangan yang anda terima sebagai respons kepada RFP anda akan berbeza. Setiap syarikat yang bertindak balas akan mempunyai kelebihan dan kelemahan yang berlainan. Ada yang akan menumpukan pada kos terendah. Yang lain akan bersaing dengan kualiti yang terbaik . Namun, yang lain akan menawarkan satu set ciri lengkap. Tentukan ke hadapan apa yang anda cari - kos terendah, penghantaran terpantas atau gabungan kedua-dua.

1. Atur dokumen : Apa-apa sahaja yang anda tulis untuk perniagaan harus diberikan banyak pemikiran dan harus dianjurkan. Garis besar adalah tempat yang baik untuk bermula. Sekurang-kurangnya, anda memerlukan bahagian untuk pengenalan, keperluan, kriteria pemilihan, garis masa dan proses. Banyak seksyen ini akan mempunyai subseksyen.
2. Tulis pengenalan : Ini adalah di mana anda akan menerangkan kepada penawar yang berpotensi mengapa anda menerbitkan RFP dan apa yang anda harapkan dapat dicapai dengan berbuat demikian. Pengenalan juga mungkin termasuk ringkasan mata utama dari bahagian lain, termasuk tarikh akhir. Pengenalan RFP untuk sistem transmisi imej mungkin membaca sesuatu seperti ini: "Syarikat XYZ meminta cadangan untuk sistem yang sangat boleh dipercayai dan mudah digunakan yang mampu menghantar imej dari pejabat utama ke van di mana sahaja di kawasan metropolitan. mesti diterima oleh Isnin, 5 Mac 2007, pada 8AM PST. "
3. Jelaskan keperluan : Bahagian ini adalah salah satu yang paling penting dan ia biasanya mengambil masa yang paling lama. Anda perlu menentukan saiz dan kejelasan imej yang akan dihantar dan kelajuan yang diperlukan. Menjadi khusus, tetapi jangan beritahu penawar bagaimana anda mahu kerja itu dapat dicapai kecuali itu penting. Anda mungkin mahu memecahkan bahagian ini ke dalam subseksyen oleh sistem. Sebagai contoh: a) saiz imej dan kualiti b) penghantaran (yang boleh termasuk kelajuan yang dikehendaki dan apa-apa keperluan yang menjadikan transmisi selamat) dan c) pilihan yang dikehendaki (di mana anda mungkin menyenaraikan warna sebagai pilihan yang dikehendaki).

1. Kriteria pemilihan : Di sinilah anda memberitahu pembida bagaimana anda akan memilih tawaran yang menang. Anda boleh mendedahkan sebanyak atau sedikit yang anda suka. Adalah idea yang baik untuk memasukkan satu kalimat seperti, "Penawar yang menang, jika ada, akan dipilih semata-mata oleh penghakiman Syarikat XYZ." Sesetengah RFP kerajaan sangat spesifik tentang kriteria pemilihan, tetapi kebanyakan RFP komersial tidak tepat. Anda mungkin ingin membuat hamparan yang menghadiahkan setiap tawaran dalam beberapa mata tertentu dalam setiap kategori, kemudian mempunyai satu pasukan memilih tawaran "terbaik" daripada yang mempunyai tiga skor teratas.
2. Barisan masa : Bahagian ini memberitahu syarikat-syarikat yang ingin menawar RFP anda seberapa cepat mereka perlu bertindak dan berapa lama proses yang diharapkan akan diambil. Menjadi munasabah apabila anda menetapkan tarikh akhir anda. Jangan minta cadangan untuk sistem yang rumit kemudian berikan penawar hanya beberapa hari untuk bertindak balas. Berikan masa yang lebih lama untuk menyediakan tawaran jika RFP anda besar, jika pembelian yang anda inginkan rumit, atau jika anda memerlukan respons yang lebih terperinci. Ini juga di mana anda boleh memberitahu pembida berapa lama proses penilaian akan diambil, apabila mereka akan dimaklumkan jika mereka berjaya, dan berapa lama mereka mesti menyampaikannya.

1. Proses: Gunakan bahagian ini untuk menerangkan bagaimana proses akan berfungsi, daripada menghantar RFP kepada pemberian kontrak dan memulakan kerja. Seksyen ini mungkin mengatakan, "Tawaran akan dibuat pada tarikh yang dinyatakan di Langkah 8 di atas. Semua bida akan disemak untuk memastikan mereka memenuhi semua keperluan dan responsif. Semua tawaran responsif akan dicetak dalam kategori X (anda boleh menamakan kategori jika yang anda mahukan) dan tiga bida teratas akan dinilai oleh pasukan cadangan untuk memilih penawar yang menang dan alternatif. Rundingan dengan penawar yang menang dijangka akan menghasilkan anugerah kontrak dalam masa dua minggu. "
2. Memutuskan cara menghantar RFP : Kebanyakan RFP dihantar keluar, tetapi mereka tidak perlu. Anda boleh menghantar RFP melalui e-mel, atau anda boleh menyiarkannya di laman web syarikat anda. Pastikan anda menentukan nama atau nombor yang harus digunakan oleh pembida untuk mengenal pasti RFP yang mereka berikan.
3. Tentukan siapa yang akan menerima RFP: Anda mungkin telah mengenal pasti pembekal yang anda ingin beli. Syarikat anda mungkin juga mempunyai senarai vendor yang boleh diterima. Jika tidak, anda boleh mencari vendor yang mungkin melalui rangkaian profesional anda, dengan mencari dalam talian, atau dengan meminta vendor yang dipercayai bahan lain untuk cadangan mereka. Jangan mengehadkan senarai anda yang menerima RFP anda untuk hanya syarikat "besar" atau "vendor" yang ditubuhkan. Anda mungkin mendapati idea yang lebih baik dan harga yang lebih baik daripada vendor kecil yang sering lebih berminat untuk memenangi perniagaan anda.
4. Hantar RFP.