Seperti semua fail pekerja, had akses kecuali kepada mereka yang perlu tahu
Fail gaji membolehkan kakitangan perakaunan membayar pekerja tanpa mengakses maklumat sulit pekerja. Kakitangan perakaunan boleh menyimpan rekod gaji di mana ia masuk akal untuk membayar pekerja.
Dalam keadaan di mana gaji dan perakaunan disalurkan, ini adalah amalan yang lebih disyorkan untuk rekod gaji kakitangan.
Fail gaji membataskan akses kepada maklumat pekerja sulit. Fail gaji pekerja membolehkan kakitangan perakaunan dan kewangan memiliki maklumat yang mereka perlukan untuk membayar pekerja di lokasi yang berguna. Lokasi harus aman dan tidak dapat dicapai oleh mana-mana pekerja lain.
Anda perlu menarik perhatian kakitangan perakaunan hakikat bahawa maklumat dalam fail gaji adalah sulit dan tidak boleh dikongsi tanpa kebenaran dan petanda dari kakitangan HR. Kakitangan perakaunan juga tidak akan berkongsi apa-apa maklumat mengenai kenaikan pekerja, promosi, bonus, dan apa-apa maklumat lain yang sulit mengenai pekerja.
Sumber Manusia tidak perlu memantau akses perakaunan ke fail gaji pekerja. Seperti yang disyorkan untuk fail pekerja yang berkaitan seperti kakitangan dan fail perubatan, anda harus mengehadkan akses ke fail gaji.
Hanya orang yang perlu mempunyai maklumat untuk melakukan tugas mereka harus melihat kandungannya.
Kandungan Fail Payroll Pekerja
Ini adalah cadangan, tetapi tidak sepenuhnya komprehensif, senarai apa yang terkandung dalam fail gaji pekerja.
- Surat tawaran yang ditandatangani oleh pengurus pengambilan, Sumber Manusia, dan pekerja
- Kebenaran pembayaran yang ditandatangani oleh Sumber Manusia dan pengurus pengambilan apabila terdapat kontrak pekerja
- Borang W-4
- Dokumen dan kebenaran yang berkaitan dengan sebarang manfaat pekerja yang melibatkan potongan gaji
- Borang kebenaran deposit langsung
- Borang perakaunan masa gaji
- Lembaran masa berkala setiap kali
- Rekod jam masa, di mana digunakan
- Rekod kehadiran
- Permintaan pengguguran perbelanjaan termasuk dokumentasi dan resit untuk perjalanan dan perbelanjaan lain yang dibenarkan
- Borang pembayaran dan penerimaan ganti rugi untuk bayaran, buku, dan lain-lain
- Bayar permintaan borang terlebih dahulu
- Dokumen pinjaman syarikat dan jadual pembayaran
- Perintah dan rekod gunting
- Kebenaran untuk mengeluarkan maklumat peribadi
- Kertas kerja yang berkaitan dengan setiap pekerja meningkatkan
- Kertas kerja yang berkaitan dengan sebarang bonus , perkongsian keuntungan , atau anugerah pengiktirafan
- Borang W-2
- Kebenaran untuk sebarang tindakan gaji lain yang dibenarkan oleh syarikat anda
Juga Dikenali Sebagai fail pekerja , rekod pekerja , fail sumber manusia, dokumentasi
Susan Heathfield berusaha untuk menawarkan pengurusan Sumber Manusia, majikan, dan tempat kerja etika yang tepat, akal sehat, dan tempat kerja di laman web ini, tetapi dia bukan seorang peguam. Kandungan di laman web ini tidak boleh dianggap sebagai nasihat undang-undang. Laman ini mempunyai penonton dan undang-undang dan peraturan pekerjaan di seluruh dunia yang berbeza - beza dari negeri ke negara dan negara ke negara, jadi artikel itu tidak boleh menjadi muktamad bagi mereka semua untuk tempat kerja anda.
Apabila ragu-ragu, terus dapatkan nasihat undang-undang. Maklumat di laman web disediakan untuk panduan sahaja.