Majikan Pintar Mengekalkan 4 Fail yang berbeza untuk Rekod Kakitangan
Fail Personil Rekod Kakitangan
Fail kakitangan dikekalkan untuk setiap pekerja. Fail kakitangan ini mengandungi dokumen sulit dan diuruskan dan dikekalkan oleh kakitangan Sumber Manusia.
Fail kakitangan adalah rekod pekerja utama yang digunakan oleh majikan, pekerja, dan pengurus pekerja, di sesetengah syarikat.
Dalam yang lain-dan ini adalah pendekatan pendekatan yang disyorkan untuk fail kakitangan pekerja adalah terhad kepada HR dan pekerja di bawah pengawasan.
Dokumen biasa dalam fail kakitangan termasuk permohonan pekerjaan , borang hubungan kecemasan keluarga, riwayat tindakan tatatertib yang didokumenkan, resume, tanda terima pekerja penerimaan buku pekerja, majikan menandatangani lembaran, penilaian berkala, penilaian pekerjaan atau prestasi pelan pembangunan, sijil latihan dan bukti kehadiran, dan maklumat hubungan peribadi semasa mengenai setiap pekerja.
Tidak semua fail kakitangan mengandungi dokumen yang sama tetapi setiap fail kakitangan mempunyai beberapa dokumen yang sama. Dokumentasi prestasi pekerja tidak termasuk dalam fail kakitangan melainkan jika tindakan disiplin, anugerah, atau tanda pencapaian yang luar biasa.
Nota prestasi setiap hari termasuk dalam fail yang pengurus terus untuk mengesan prestasi, matlamat, dan sumbangan pekerja mereka.
Fail Gaji Rekod Kakitangan
Fail penggajian juga menyimpan rekod pekerja. Fail-fail gaji mengandungi sejarah kerja, jabatan, perubahan pampasan, pekarangan, pinjaman, dan maklumat lain yang penting untuk membayar pekerja dan menyimpan salinan sejarah pampasan pekerja.
Fail pembayaran juga akan mengandungi sejarah bentuk kerajaan seperti dokumen penahanan W-2, W-4, dan keselamatan sosial yang diisi oleh pekerja. Fail ini juga mengandungi maklumat manfaat pekerja dan kebenaran untuk menarik balik pembayaran dari gaji pekerja.
Fail Perubatan Rekod Pekerja
Fail perubatan pekerja juga dikekalkan oleh majikan. Rekod pekerja dalam fail perubatan tidak tersedia kepada sesiapa kecuali kakitangan yang ditetapkan oleh Sumber Manusia dan pekerja yang rekodnya disimpan dalam fail. Fail perubatan mengandungi nota doktor, kertas kerja permohonan FMLA, maklumat ujian dadah, maklumat fizikal yang diperlukan, dan lain-lain dokumentasi yang berkaitan dengan kesihatan pekerja atau ahli keluarga keluarganya.
Fail perubatan, kerana kerahsiaan rekod pekerja, menerima tahap simpanan dan kerahsiaan yang paling tinggi. Adalah disyorkan bahawa fail perubatan harus disimpan di dalam laci fail terkunci yang terkunci di dalam bilik yang tidak dapat diakses oleh kakitangan selain kakitangan HR yang ditetapkan.
I-9 Fail Rekod Pekerja
I-9 Fail rekod pekerja rumah yang dikekalkan untuk semua pekerja dalam satu fail yang berasingan daripada rekod pekerja lain.
Majikan menyimpan rekod pekerja ini berasingan dari rekod pekerja lain untuk mengekalkan kerahsiaan pekerja dari pegawai kerajaan dan entiti lain yang diberi kuasa untuk mengkaji semula pekerja I-9 .
Menjaga I-9 di lokasi yang berasingan akan memastikan bahawa jika anda dipilih untuk tinjauan fail Persekutuan I-9, pekerja kerajaan tidak akan mempunyai akses kepada rekod lain mengenai pekerja atau pekerjaannya dengan organisasi anda kecuali pengecualian Borang I-9. Siasatan ini semakin meningkat setiap tahun supaya memastikan bahawa pekerja anda telah mengisi borang I-9 dengan betul atau anda boleh dikenakan denda dan kemungkinan masa penjara.
Akses kepada Rekod Pekerja oleh Pekerja
Pekerja boleh melihat rekod pekerja mereka dengan menghubungi kakitangan kakitangan Sumber Manusia semasa waktu perniagaan biasa.
Tiada pekerja boleh mengubah atau membuang mana-mana dokumen dalam rekodnya yang mesti dilihat di hadapan kakitangan kakitangan SDM.
Anda perlu mempunyai dasar tontonan kakitangan pekerja dalam buku panduan pekerja anda dan mengikutinya secara tidak sengaja berkenaan dengan permintaan pekerja untuk melihat fail mereka.
Jika seorang pekerja menghantar permintaan bertulis untuk salinan rekod kakitangan mereka selepas mereka meninggalkan pekerjaan anda, anda dikehendaki menghantar salinan.
Sekali-sekala, anda akan menghadapi pekerja yang mencurigakan mengenai jenis rekod pekerja apa yang disimpan oleh jabatan Sumber Manusia mereka. Ini adalah pekerja yang paling mungkin meminta salinan fail pekerja mereka. Sekali lagi, tanpa diskriminasi , buat salinan fail dan hantar. (Anda mungkin akan menerima maklum balas bahawa pekerja terkejut dengan sedikit dokumentasi kakitangan HR yang disimpan.)
Dalam sesetengah bidang kuasa, adalah sah untuk mengenakan bayaran kepada pekerja untuk kos pendua dan menghantar fail.
Penafian: Sila ambil perhatian bahawa maklumat yang diberikan, sementara berwibawa, tidak dijamin untuk ketepatan dan kesahan. Laman ini dibaca oleh khalayak seluruh dunia dan undang - undang dan peraturan pekerjaan berbeza-beza dari negeri ke negara dan negara ke negara. Sila dapatkan bantuan undang-undang , atau bantuan dari sumber kerajaan, Persekutuan, atau antarabangsa, untuk membuat penafsiran dan keputusan undang-undang anda betul untuk lokasi anda. Maklumat ini adalah untuk panduan, idea, dan bantuan.