Diterbitkan pada 8/1/2015
Kemungkinannya, apabila seseorang dinaikkan pangkat pengurusan pertama mereka, ia akan menjadi kali pertama mereka menguruskan bajet jabatan.
Kebanyakan pengurus baru menerima sedikit atau tidak latihan formal mengenai bagaimana untuk membangunkan anggaran ramalan, menjejaki perbelanjaan mereka, atau bagaimana membuat penyesuaian pertengahan tahun. Mereka sering diserahkan spreadsheet atau laporan dari pengurus mereka, atau jabatan kewangan, dan dijangka tahu bagaimana melakukannya, atau belajar dengan percubaan dan kesilapan.
Walaupun "percubaan dan kesilapan" boleh menjadi cara yang berkesan untuk mempelajari kemahiran baru, lebih baik jika seorang pengurus baru tidak perlu membuat terlalu banyak kesalahan yang menyakitkan.
Berikut adalah beberapa pengajaran yang diperoleh daripada pembelajaran percubaan dan kesilapan saya sendiri, yang saya percaya kebanyakan pengurus baru boleh mendapat manfaat daripada:
Melabur Masa untuk Belajar Kanan Dari Mula
Tidak ada masa yang lebih baik untuk bertanya soalan "bodoh" daripada ketika anda baru menjadi sesuatu dan tidak pernah melakukannya. Lebih baik untuk bertanya dan menghabiskan masa pembelajaran terlebih dahulu, bukan menunggu sehingga seseorang terpaksa menunjukkan kesilapan anda . Minta masa dari pengurus anda (atau pendahulu jika anda boleh) untuk mengkaji falsafah asas, matlamat yang menyeluruh, format, dan setiap item baris. Jika organisasi anda mempunyai orang kewangan, minta orang itu untuk meluangkan masa bersama anda juga. Kebanyakan akan tersanjung dan bersedia untuk berkongsi kepakaran mereka. Lagipun, jika mereka dapat melatih anda bagaimana untuk melakukan perkara-perkara mengikut spesifikasi mereka terlebih dahulu, anda akan kurang sakit kepala untuk mereka nanti.
Mengambil Kursus "Kewangan dan Belanjawan untuk Pengurus Bukan Kewangan"
Semak dengan sekolah perniagaan universiti tempatan anda, di bawah "Pendidikan Eksekutif." Sebagian besar sekolah perniagaan menawarkan satu hingga tiga hari, kursus bukan kredit. Semasa atau selepas kursus, luangkan masa untuk menyemak laporan tahunan syarikat anda, dan fahami pelbagai nisbah kewangan dan laporan.
Mengurus Belanjawan Jabatan Anda Seperti Perniagaan Anda Sendiri
Apabila kita bekerja untuk organisasi besar, kita akhirnya merawat wang "syarikat" seperti ia tumbuh di atas pokok. Tidak, dan kini tugas anda sebagai pengurus untuk mengambil pemilikan peribadi sumber-sumber jabatan anda.
Menjadi pemain pasukan
Jika boleh, semak belanjawan pengurus anda. Walaupun penting untuk mengambil pemilikan belanjawan anda, unit anda adalah sebahagian daripada entiti yang lebih besar. Minta pengurus anda menunjukkan kepada anda di mana belanjawan anda sesuai dan menyokong gambaran yang besar, serta saling hubungan dengan rakan-rakan anda. Mungkin ada masa apabila jabatan lain memerlukan wang untuk matlamat yang lebih tinggi daripada anda. Jangan tunggu untuk ditanya atau ambilkannya - bersikap proaktif dan menawarkan untuk membantu pengurus rakan sebaya anda. Anda akan dilihat sebagai strategik dan kolaboratif .
Jangan mainkan permainan bodoh
Hanya kerana "semua orang melakukannya," tidak bermakna ia tidak bodoh dan buruk bagi syarikat itu. Contoh permainan belanjawan biasa yang dimainkan oleh pengurus adalah "menggunakannya atau kehilangan perbelanjaan." Ini adalah ketika anda semakin hampir pada akhir tahun, dan anggaran anda berjalan di bawah ramalan anda. Pada tahun-tahun sebelumnya, apabila anda mengetepikan, belanjawan tahun depan anda ditetapkan berdasarkan pada tahun tersebut.
Jadi, agar tidak memotong belanjawan anda sekali lagi, anda pergi membeli-belah - membeli barangan yang anda tidak perlukan atau stok hanya sekiranya anda mungkin memerlukannya.
Mengesan Perbelanjaan Anda Bulanan dan Membuat Pembetulan Proaktif
Jangan menganggap bahawa "seseorang" akan memberitahu anda apabila anda melebihi anggaran. Bahkan, anda mungkin perlu meminta laporan bulanan atau menjejaki diri anda. Jangan tunggu sehingga penghujung tahun, apabila ia mengejutkan (kepada anda dan bos anda). Pada masa itu, sudah terlambat untuk menyiasat dan membuat pembetulan. Jadilah bertanggungjawab, mengukur diri anda, dan melaporkan secara proaktif kepada pengurus anda.
Jadilah Telus dan Terlibat Pasukan Anda
Kongsi belanjawan anda dengan pasukan anda, mungkin juga mendapatkan mereka terlibat dalam menetapkan ramalan. Melibatkan pasukan anda dan membantu mereka memahami proses belanjawan mewujudkan rasa pemilikan bersama dan menggalakkan pekerja anda untuk mencari cara yang kreatif untuk menguruskan perbelanjaan.
Jadilah Strategik
Jangan hanya mengambil sebenar tahun lalu dan tambah sepuluh peratus ke ramalan tahun depan. Mulakan dengan membangunkan strategi dan matlamat, dan kemudian menentukan sumber yang diperlukan untuk mencapai matlamat tersebut. Sekiranya anda memerlukan lebih daripada tahun lalu, buatlah kes perniagaan untuk membenarkan permintaan anda untuk pembiayaan tambahan.
Jangan Lupakan Ia
Semasa menguruskan belanjawan adalah peranan penting bagi seorang pengurus, tidak pernah kehilangan aset yang paling penting: rakyat anda! Pastikan anda membelanjakan sekurang-kurangnya lima kali jumlah masa untuk membangunkan pasukan anda bahawa anda sedang mengejar nombor.