Kakitangan sering juga perlu menulis surat alasan untuk ketiadaan daun yang lebih lama atau masa lanjutan lain.
Surat alasan rasmi digunakan dalam situasi lain juga, seperti ketiadaan juri atau ketidakhadiran dari sekolah.
Bacalah di bawah untuk petua-petua menulis surat alasan rasmi, serta dua surat contoh: satu sampel untuk menghantar majikan sebelum anda terlepas kerja dan satu demi satu.
Petua untuk Menulis Surat Permintaan Rasuah
- Ikuti format surat perniagaan. Gunakan format surat rasmi perniagaan semasa menulis surat anda. Anda mahu surat ini menjadi profesional.
- Memahami polisi majikan anda. Sebelum anda melepaskan kerja, pastikan anda mengetahui dasar untuk membiarkan bos anda tahu bahawa anda tidak hadir. Ketahuilah sama ada anda perlu memberitahu bos anda, dan bagaimana anda perlu mendapatkan maklumat itu (iaitu panggilan telefon, surat, e-mel). Juga lihat sejauh mana terlebih dahulu anda perlu memberitahu majikan anda.
- Hantar surat itu secepat mungkin. Sekiranya boleh, hantarkan surat alasan sebelum anda melepaskan kerja. Anda mahu memberi masa majikan anda untuk menetapkan semula tugas anda. Jika anda meminta cuti yang lebih lama, hantar surat ini seawal mungkin. Jika anda tidak mempunyai masa untuk menghantar surat rasmi, pertimbangkan untuk menghantar e-mel alasan .
- Simpan ringkas. Jangan terperinci tentang mengapa anda kehilangan kerja (seperti senarai panjang gejala anda jika anda sakit atau cerita terperinci mengenai masalah peribadi). Sebaliknya, sebutkan secara ringkas hari atau hari anda tidak hadir, dan jelaskan (ringkas) mengapa.
- Tawaran untuk membantu. Anda mungkin mempertimbangkan untuk membantu membuat ketidakhadiran anda dalam beberapa cara. Sebagai contoh, anda mungkin mengatakan bahawa anda masih akan berada di e-mel semasa ketiadaan anda, atau anda mungkin menawarkan untuk bekerja satu jam tambahan atau dua kemudian untuk menyelesaikan beberapa projek yang tidak terjawab. Sekiranya anda dapat mempersiapkan ketiadaan anda terlebih dahulu, tanyakan kepada satu atau dua rakan atau pekerja anda untuk membantu menyelesaikan tugas yang anda hilang. Ini akan menjadi penting apabila anda meminta cuti yang lebih lama.
Contoh Surat Permintaan Rasmi (Sebelum Hilang Kerja)
Tarikh
Nama pekerja
Tajuk Majikan
Pertubuhan
Alamat
Bandar, Negeri, Kod Zip
Dear Mr./Ms. Nama terakhir:
Sila terima surat ini sebagai pemberitahuan rasmi bahawa saya tidak dapat menghadiri kerja dari 1 September, 20XX hingga 5 September, 20XX. Saya akan menghadiri persidangan pembangunan profesional yang saya bercakap dengan anda mengenai awal minggu ini.
Saya telah mengaturkan pada e-mel semasa waktu kerja, dan saya akan menghubungi dan mendaftar masuk dengan pejabat sekali sehari untuk melihat apa yang saya rindukan.
Tolong beritahu saya jika saya boleh memberikan maklumat lanjut, atau jika anda memerlukan apa-apa lagi daripada saya untuk membuat ketidakhadiran saya berjalan dengan lancar. Terima kasih kerana membenarkan saya mengambil peluang hebat ini.
Yang ikhlas,
Tandatangan anda (huruf cetak)
Nama Ditaip anda
Contoh Surat Permintaan Rasmi (Setelah Kerja Hilang)
Tarikh
Nama pekerja
Tajuk Majikan
Pertubuhan
Alamat
Bandar, Negeri, Kod Zip
Dear Mr./Ms. Nama terakhir:
Sila terima surat ini sebagai pemberitahuan rasmi bahawa saya tidak dapat menghadiri kerja pada 1 September, 20XX kerana sakit. Saya telah menyelesaikan tugas untuk minggu ini yang saya terlepas semasa ketiadaan saya.
Tolong beritahu saya jika saya boleh memberikan maklumat lanjut. Terima kasih kerana memahami.
Yang ikhlas,
Tandatangan anda (huruf cetak)
Nama Ditaip anda
Mengirim Mesej E-mel
Kadang-kadang ia lebih masuk akal untuk menghantar mesej e-mel yang menjelaskan ketidakhadiran anda. Sebagai contoh, jika anda ingin memberitahu bos anda secepat mungkin bahawa anda tidak akan bekerja, e-mel adalah cara terpantas untuk berkongsi maklumat ini. Sesetengah majikan juga meminta pekerja memberi amaran kepada mereka untuk absen melalui e-mel.
Sekiranya anda menghantar alasan mesej e-mel untuk ketidakhadiran anda, pastikan anda menyimpan e-mel pendek, hanya menyatakan tarikh anda tidak hadir, dan memberikan penjelasan ringkas mengapa anda akan berada jauh.
Juga pastikan anda memasukkan garis subjek yang jelas. Anda mungkin hanya menulis "Absence from Work" dalam baris subjek. Ini jelas menerangkan maksud e-mel anda kepada bos anda.
Jika anda lebih suka menghantar e-mel kepada alasan anda, berikut adalah cara menghantar mesej e-mel profesional .
Maklumat tambahan
Maaf untuk Kerja Yang Hilang
Lebih Banyak Surat Maaf Permintaan