Sama ada polisi syarikat memerlukan surat alasan tidak hadir atau tidak, ia adalah idea yang baik untuk mendokumentasikan hari kerja yang tidak dijawab, untuk rekod anda dan juga untuk rekod syarikat.
Dengan cara itu, sekiranya soalan yang timbul mengenai waktu anda, fail anda akan menunjukkan bahawa ketidakhadiran anda adalah sah.
Cara Menulis E-mel atau Surat Ketidakhadiran Kerja
Surat alasan kerja anda boleh dihantar melalui kertas atau e-mel. Jika anda menghantar surat intra-pejabat, anda perlu menyertakan tarikh dan maklumat hubungan penyelia atau pengurus HR anda pada mulanya.
- Garis subjek e-mel anda harus mengandungi nama anda dan "Absence Excuse."
- Sentiasa mulai surat anda secara rasmi : "Dear Ms. Jones" atau "Dear Phyllis."
- Tubuh surat anda harus ringkas dan spesifik, menyebutkan alasan ketiadaan anda, tarikh, jangka waktu, dan jika anda termasuk dokumentasi penjelasan seperti dokter atau dokumen kertas ER.
- Gunakan pendekatan yang sopan dan profesional , seperti "Yang ikhlas" atau "Hormat."
Ingat bahawa mana-mana korespondensi perniagaan harus kelihatan profesional . Walaupun di pejabat kasual, gunakan format yang sesuai untuk surat anda, dan baca semula sebelum menghantar.
Kesilapan ceroboh mencerminkan negatif terhadap reputasi profesional anda. Anda tidak mahu alasan ketiadaan bertulis yang tidak baik untuk menjadi sebahagian daripada fail pekerjaan anda.
Sampel Surat Ketidakhadiran Kerja
Berikut adalah contoh surat ketiadaan tidak hadir untuk mengkaji apabila anda perlu memberikan alasan bertulis untuk kerja yang hilang. Tidak apa-apa untuk menyimpan surat itu ringkas dan ringkas - pastikan anda menyatakan tarikh sebenar ketiadaan dan sebab utama di belakangnya.
Contoh # 1
Tarikh
Nama pertama nama akhir
Tajuk
Pertubuhan
Alamat
Bandar, Negeri, Kod Zip
Nama Tuan Encik:
Sila terima surat ini sebagai pemberitahuan bertulis bahawa saya tidak dapat menghadiri kerja pada 1 Ogos, 20XX kerana penyakit keluarga.
Tolong beritahu saya jika saya dapat memberikan maklumat lanjut atau dokumentasi dari pejabat doktor kami.
Yang ikhlas,
Tandatangan anda
Nama Ditaip anda
Contoh # 2
Tarikh
Nama pertama nama akhir
Tajuk
Pertubuhan
Alamat
Bandar, Negeri, Kod Zip
Nama Cik Dear,
Saya menulis untuk mendokumenkan ketiadaan saya pada 15 Julai, 20XX. Saya perlu mengambil anak saya untuk meletakkan kakinya selepas mengalami kecederaan dalam permainan besbol pada malam sebelumnya.
Sila lihat dokumentasi yang dilampirkan dari ortopedik kanak-kanak. Jika anda memerlukan sebarang maklumat tambahan, sila beritahu saya.
Yang ikhlas,
Tandatangan anda
Nama Ditaip anda
Contoh # 3
Subjek: Nama Akhir Nama Nama Pertama - Absence Excuse
Pengurus yang dihormati,
Sila terima surat ini sebagai dokumentasi ketiadaan saya pada 9 Ogos, 20XX. Saya pergi ke sana dan menghadiri pengebumian nenek saya.
Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan, sila hubungi saya. Terima kasih kerana memahami.
Salam,
Nama pertama nama akhir
flastname@email.com
555-555-5555
Contoh # 4 (Mesej E-mel)
Subjek: Roger Bledsoe - Absence Excuse
Dear Encik Garner,
Sila terima surat ini sebagai dokumentasi tertulis mengenai ketiadaan saya pada 30 Oktober 20XX. Seperti yang anda ketahui, saya dalam proses perceraian, dan saya mengadakan pertemuan dengan peguam dan perancang kewangan saya.
Saya menghargai sokongan dan pemahaman anda. Jika saya boleh memberikan butiran tambahan atau dokumentasi, sila beritahu saya.
Salam,
Roger Bledsoe
rogerb@email.com
555-555-5555
Contoh # 5 (Mesej E-mel)
Subjek: Janet Nathan - Absence Excuse
Cik Ms. Blevens,
Sila terima e-mel ini sebagai dokumentasi tertulis mengenai ketiadaan saya pada 14 November, 20XX. Pokok jatuh di rumah kami semasa angin ribut pada petang sebelumnya, dan saya terpaksa bertemu dengan agen insurans kami, seorang arbor, dan seorang roofer.
Saya menghargai sokongan dan pemahaman anda. Jika saya boleh memberikan butiran tambahan atau dokumentasi seperti gambar-gambar kerosakan, sila beritahu saya.
Salam,
Janet Nathan
janet@email.com
555-555-5555
Lebih Banyak Surat Maaf Permintaan
Pekerja mungkin perlu memberikan surat alasan apabila mereka melepaskan masa dari kerja ke temubual, untuk menghadiri temujanji doktor, atau atas sebab-sebab lain. Berikut adalah contoh surat contoh yang boleh diedit agar sesuai dengan keadaan peribadi anda.