Bagaimana Pekerja Dapat Dibayar Kembali Ketika Mereka Menghabiskan Uang di Bisnis?
Perbelanjaan perjalanan boleh termasuk penginapan, penerbangan, pengangkutan darat, petua untuk makan malam, makanan, dan lain-lain perbelanjaan sampingan yang mungkin mengalami pekerja semasa di jalan raya.
Perbelanjaan perniagaan lain termasuk barangan seperti mengambil pelanggan atau bakal pekerja untuk makan tengah hari, membeli buku atau bahan pendidikan lain yang dimiliki oleh majikan atau memajak perbelanjaan untuk mengitar semula harta syarikat.
Jenis-jenis perbelanjaan yang akan dibayar oleh sesebuah organisasi ditemui dalam perjalanan perniagaan, hiburan, dan dasar-dasar perbelanjaan balik syarikat dalam buku panduan pekerja . Menjadi akrab dengan dasar syarikat anda kerana majikan anda boleh membiayai perbelanjaan yang berbeza-beza seperti pembersihan kering dan keahlian gim pada perjalanan yang dilanjutkan.
Hiburan pelanggan di perjalanan perniagaan adalah perbelanjaan lain yang dapat dikembalikan, tetapi mengetahui dasar syarikat anda sehingga anda tidak melebihi batas pengeluaran. Anda ingin menunjukkan keramahan dan kesopanan tanpa melampaui anggaran majikan anda untuk perbelanjaan sedemikian.
Popular sekarang adalah kad kredit syarikat yang diamanahkan kepada orang yang pekerja peringkat kanan dan kepada pekerja lain yang mesti kerap melakukan perjalanan untuk perniagaan.
Daripada membayar untuk perbelanjaan dengan wang mereka sendiri, pekerja mengenakan caj tetapi semua maklumat dan tips kepada kad kredit syarikat.
Ini adalah pendekatan yang mudah untuk perbelanjaan pembayaran bagi pekerja kerana bil kad kredit mendokumenkan perbelanjaan yang tepat tanpa pekerja yang perlu menyimpan resit dan mengisi laporan perbelanjaan perjalanan.
Mengisi Laporan Pemulangan Perbelanjaan
Dalam kedua-dua kes penggunaan kad kredit syarikat dan membayar tunai, pekerja mungkin akan mengisi laporan pembayaran belanja apabila kembali dari perjalanan. Dengan kad kredit syarikat, mereka perlu menjelaskan kurang daripada caj jelas yang muncul pada bil kad kredit (lebih mudah daripada perlu mengisi laporan perbelanjaan dari awal). Mereka juga akan mengenakan caj kepada syarikat itu untuk bayaran tambahan yang mereka bayar dengan wang atau kad kredit mereka sendiri.
Apabila seorang pekerja membayar tunai, dia akan perlu untuk menyenaraikan, dan kadang-kala membenarkan, setiap perbelanjaan yang mana pembayaran balik diminta. Ini dikaji semula dengan perakaunan seperti kenyataan dari syarikat kad kredit. Perbelanjaan yang tidak adil, atau salah satu yang dikecualikan oleh dasar syarikat, tidak dibayar balik - oleh itu, keperluan untuk mengetahui dasar syarikat anda mengenai perjalanan perniagaan.
Kebanyakan syarikat menetapkan tarikh di mana laporan bayaran balik perbelanjaan mestilah difailkan untuk memastikan pekerja dibayar balik dan untuk perakaunan yang sepatutnya. Pekerja perlu mematuhi peraturan ini dengan teliti memandangkan sesetengah organisasi tidak membayar balik perbelanjaan yang dibatalkan selepas tarikh akhir. Ketahuilah peraturan syarikat anda.
Kaedah lain untuk membayar perbelanjaan perjalanan perniagaan pekerja adalah dengan satu diem .
Soalan Pembaca Luar Biasa yang berkaitan dengan Pembayaran Balik Perbelanjaan
Seorang pembaca bertanya, "Wakil-wakil jualan luar kami mempunyai wilayah-wilayah besar (pelbagai negeri) dan perjalanan rutin, sering memerlukan penginapan semalaman. Ia telah dibawa ke perhatian saya melalui jabatan perakaunan, bahawa wakil jualan telah mengambil haiwan kesayangan dengan mereka dalam satu perjalanan dan dikenakan bayaran haiwan kesayangan hotel kepada kad kredit syarikat. Dia mendakwa hotel itu tidak akan memisahkan bayaran itu dan dia merancang untuk membayar balik syarikat itu.
"Saya terkejut dan mencari cadangan tentang bagaimana untuk menangani keadaan ini. Naluri HR saya memberitahu saya untuk menulis pekerja ini untuk menyalahgunakan dana syarikat tetapi saya mendapat ketahanan daripada pengurusan jualan yang mahu saya membuat dasar haiwan peliharaan tertentu.
"Penggunaan kad kredit syarikat kami dengan jelas menyatakan, 'Kad ini akan digunakan untuk PERBELANJAAN SYARIKAT SAHAJA.
Kegunaan peribadi kad boleh menyebabkan pelucuthakan kad atau penamatan. Di samping itu, Wakil Jualan akan bertanggungjawab ke atas caj yang tidak dibenarkan. ' Pernahkah anda menulis mengenai topik seperti ini pada masa lalu? "
Respons HR: Inilah yang perlu anda pertimbangkan. Adakah pekerja pergi ke perakaunan dan menjelaskan masalah yang hotel tidak dapat memisahkan caj haiwan peliharaan? Atau, adakah dia ditangkap dengan semakan berhati-hati mengenai perbelanjaannya dalam perakaunan?
Pertama, sukar untuk mempercayai bahawa hotel tidak dapat memisahkan caj haiwan kesayangannya. Kedua, jika hotel tidak dapat memisahkan caj untuk haiwan peliharaan, bagaimana dia tahu apa yang perlu dibayar balik ke perakaunan?
Jika dia merancang untuk membayar caj haiwan peliharaan hanya jika dia ditangkap, dan tidak secara sukarela menawarkan untuk membayar, memandangkan dasar anda, dia patut mendapat tindakan tatatertib . Ini juga bergantung kepada bagaimana anda telah menangani situasi yang sama pada masa lalu. Adakah pekerja lain membayar balik syarikat itu untuk pelbagai perbelanjaan dan tidak menerima tindakan disiplin?
Seringkali apabila anda melihat situasi, anda akan mendapati bahawa ada dasar di satu pihak, dan bagaimana ia dilaksanakan dan diterapkan di sisi lain. Anda tidak mahu merawat individu ini secara berbeza daripada pekerja lain yang telah dirawat di masa lalu.
Tindakan tatatertib tidak teratur jika pekerja lain hanya membayar balik syarikat pada masa lalu untuk perbelanjaan yang sama. Ingat bahawa saya bukan seorang peguam jadi ini hanya pendapat rakan sekerja HR.
Membuat dasar perjalanan haiwan kesayangan tidak disyorkan kerana itu adalah contoh syarikat yang mengganggu dan mengatasi kehidupan peribadi pekerja. Jika pekerja ingin membayar haiwan kesayangan mereka untuk bepergian dengan mereka, itu bukan kebimbangan syarikat.
Selagi haiwan peliharaan tidak menjejaskan kos di mana mereka tinggal atau keupayaan mereka untuk mengambil bahagian dalam tujuan perniagaan dalam perjalanan itu, ia bukanlah perniagaan majikan. Pekerja semestinya, membayar apa-apa yuran tambahan kepada pembawa haiwan peliharaan perjalanan.
Dasar perjalanan anda sedikit mengelirukan dan boleh menggunakan penguatan di bahagian tentang "bertanggungjawab untuk caj yang tidak dibenarkan" apabila dasar tersebut telah menyatakan bahawa hanya perbelanjaan syarikat yang dibenarkan.
Lebih Banyak: 10 Tips Mengurangkan Kos Perjalanan Perniagaan | Sekiranya Bilik Kongsi Kakitangan?
Penafian: Sila ambil perhatian bahawa maklumat yang diberikan, sementara berwibawa, tidak dijamin untuk ketepatan dan kesahan. Laman ini dibaca oleh khalayak seluruh dunia dan undang - undang dan peraturan pekerjaan berbeza-beza dari negeri ke negara dan negara ke negara. Sila dapatkan bantuan undang-undang, atau bantuan dari sumber kerajaan, Persekutuan, atau antarabangsa, untuk membuat penafsiran dan keputusan undang-undang anda betul untuk lokasi anda. Maklumat ini adalah untuk panduan, idea, dan bantuan.