Soalan untuk Minta Menentukan Keperluan Teknologi Maklumat HR
Tetapi bagaimana HR dan eksekutif lain tahu bahawa mereka memilih teknologi maklumat HR terbaik untuk menguruskan semua butiran, dan penyelesaian yang mereka pilih akan menjadi ujian masa?
Berikut adalah soalan utama untuk bertanya dan menjawab dalam proses memilih teknologi maklumat Sumber Manusia.
- Apakah tahap fleksibiliti dan skalabiliti yang disediakan oleh perisian teknologi maklumat HR? Profesional HR harus menentukan sama ada perisian itu boleh mengimport data dari pelbagai spreadsheet Excel, pangkalan data, dan dokumen kertas dan tahap dengan mana ia boleh menyambung dengan semua jenis sistem dan data lain yang diperlukan.
Perisian itu sepatutnya dapat mengambil dan menapis maklumat dari pelbagai sumber. Sebaik-baiknya, proses ini juga perlu dilakukan secara automatik. Banyak penyelesaian enrolmen dalam talian memerlukan data yang dimanipulasi secara manual sebelum ia boleh pergi ke pembawa untuk mengemas kini sistem mereka. Automasi format kemas kini, jadual penghantaran, dan kaedah penyampaian boleh membantu untuk menghapuskan isu pengebilan dan kelayakan. - Adakah perisian ini dapat menampung syarikat HR dan peraturan pembawa manfaat? Enjin enrolmen yang benar-benar mampu menilai setiap aktiviti pendaftaran dan menggunakan gabungan peraturan, mesej, arahan, dan pilihan yang diperlukan untuk memenuhi keperluan kelayakan yang tepat. Perisian itu harus menampung sebarang peraturan kelayakan yang syarikat dan pembawa ada.
- Adakah teknologi maklumat HR dapat berkembang dan berskala dengan organisasi? HR harus menilai keupayaan teknologi untuk berkembang apabila syarikat itu menyewa pekerja baru , pejabat, perubahan manfaat, dan peraturan. HR harus bertanya mengenai ambang untuk setiap elemen ini.
- Adakah perisian teknologi maklumat HR dapat diintegrasikan dengan sistem lain? Fungsi gaji dan lain-lain sering berkongsi maklumat yang sama seperti pengurusan manfaat . HR boleh mendapatkan kecekapan yang lebih tinggi apabila data dan maklumat pekerja lain yang dimasukkan ke satu sistem dikongsi dengan sistem lain. Penjejakan pekerja adalah satu lagi fungsi yang diperlukan.
- Siapa yang bertanggungjawab untuk melaksanakan, atau membina, penyelesaiannya? Apakah tahap latihan yang terlibat? Sesetengah penyelesaian memerlukan klien untuk terlibat dengan pelaksanaan awal, yang boleh menjadi terlalu sibuk untuk pentadbir HR yang sibuk.
HR perlu mempunyai pemahaman yang jelas tentang tahap latihan dan kepakaran teknikal yang diperlukan dan jumlah masa yang diharapkan. Penyedia penyelesaian masalah mengenai topik ini boleh memberikan pandangan tentang perkara-perkara yang halus yang pada awalnya kelihatan mudah tetapi melibatkan kepakaran teknologi yang ketara. HR kemudiannya boleh menentukan tugas-tugas tertentu yang mungkin sangat rumit untuk realistik menghalang penyelesaian, berpotensi mengurangkan nilai teknologi maklumat HR dan ROI. - Sekiranya latihan terlibat , adakah terdapat caj? Kos latihan juga perlu dinilai - termasuk masa dan perbelanjaan perjalanan untuk perjalanan di luar tapak. HR perlu menyedari semua kos keras dan lembut yang terlibat dalam penggunaan teknologi maklumat HR.
- Siapa yang akan memiliki data? Jawapan kepada soalan ini haruslah organisasi Sumber Manusia . Syarikat-syarikat sepatutnya dapat mengangkut data mereka kepada mana-mana Pembekal Perkhidmatan Aplikasi (ASP). Jika data berada pada pelayan proprietari syarikat penerbangan, syarikat kadangkala dikenakan biaya tambahan sekiranya ia menukar pembawa.
- Apakah jenis penyelenggaraan dan penyelenggaraan yang diperlukan? Apabila perisian dipasang pada stesen kerja atau pelayan syarikat di tapak, pembaharuan teratur untuk teknologi itu sering diperlukan dan boleh menjadi rumit untuk merancang dan mengurus. Kemas kini kepada teknologi maklumat HR sering dibuat secara automatik dengan perisian yang tersedia secara dalam talian melalui model Pembekal Perkhidmatan (ASP) atau Perisian sebagai Perkhidmatan (SaaS).
- Apakah langkah-langkah keselamatan yang dibina dalam teknologi maklumat HR ? Jika perisian boleh didapati dalam talian, melalui model ASP atau SaaS, pembekal perlu menawarkan sandaran harian, pelayan sandaran dan menambah lapisan pelindung. Sistem dan prosedur tambahan perlu disediakan untuk melindungi maklumat daripada hilang atau diakses oleh kakitangan yang tidak dibenarkan . HR, dengan berunding dengan pengurus lain, harus memiliki kuasa eksklusif untuk memutuskan siapa yang akan dibenarkan mengakses teknologi maklumat HR dan sejauh mana.
- Adakah kakitangan dapat mendaftar dalam pelan manfaat dan membuat perubahan dalam masa nyata kepada data peribadi dan pilihan rancangan mereka? Akses pekerja hendaklah diberikan, memandangkan akses umum ke komputer yang meluas.
Majoriti penduduk pekerja mempunyai akses internet di rumah. Layan diri pekerja menyediakan potensi besar untuk menjimatkan masa dan wang. Sistem layan diri yang baik akan membimbing pekerja lancar dengan memasukkan maklumat tentang diri mereka dan tanggungan mereka.
Sistem ini harus jelas membentangkan rancangan yang ada dan membolehkan pekerja membuat pilihan berdasarkan kemudahan mereka, memudahkan tindakan ini sepanjang proses dengan para penyihir. Pekerja juga harus dapat menambah tanggungan dan mengubah maklumat yang diperlukan, 24 jam sehari, tujuh hari seminggu, sepanjang tahun.
Ini adalah soalan tambahan untuk dijawab semasa anda menilai keperluan teknologi maklumat Sumber Manusia organisasi anda.
- Adakah teknologi ini akan menyediakan Sumber Manusia dengan kuasa untuk memutuskan siapa yang dibenarkan akses dan sejauh mana? Sepanjang vena yang sama memberikan akses pekerja, teknologi itu harus memberi HR kata akhir. HR seharusnya mempunyai kuasa untuk meluluskan semua data sebelum dihantar kepada pembawa, dan juga harus menentukan sejauh mana karyawan dan orang lain dapat mengaksesnya.
- Apakah jenis kemampuan laporan yang tersedia daripada teknologi maklumat HR? Pelaporan teknologi harus menawarkan banyak pandangan dan format (spreadsheet, PDF, HTML), penilaian gambar besar dan keupayaan untuk menggerudi untuk meningkatkan pengambilan keputusan. HR harus dapat menilai, pada bila-bila masa, pendaftaran dalam pelan tertentu, tindakan cemerlang, dan perubahan dalam maklumat demografi pekerja berkaitan dengan faedah dan data pekerja lain.
- Adakah perisian ini menawarkan ciri-ciri khusus untuk membantu HR menjimatkan masa? Bergantung pada keperluan jabatannya sendiri, HR mungkin ingin bertanya tentang keupayaan teknologi untuk memproses maklumat dalam kumpulan, mengurus pemberitahuan dan pengebilan untuk dasar COBRA , menyediakan alat penyatuan diri dan bil rekonsiliasi, dan pelaporan khusus.
- Adakah perisian ini menawarkan ciri khusus untuk membantu HR berkomunikasi dengan lebih baik dengan pekerja? Sesetengah program memberikan HR fleksibiliti untuk berkomunikasi dengan pekerja di beberapa tahap - melalui e-mel massa, papan buletin elektronik, dan oleh kriteria penapis tertentu (seperti lokasi, jabatan, pelan insurans, status pendaftaran, status persaraan dan lain-lain) melalui Sistem teknologi maklumat HR. Mempunyai beberapa cara untuk berkomunikasi dapat mengotomatisasi proses dan membantu HR untuk menyasarkan mesej yang lebih baik.
- Adakah sistem teknologi maklumat HR menyediakan alat pemeriksaan dan baki? Sebagai tambahan untuk membolehkan HR untuk meluluskan transaksi, banyak sistem teknologi maklumat HR juga menyediakan keupayaan untuk HR untuk berfungsi sebagai penjaga pintu dalam bil pengangkut audit untuk memastikan mereka bersetuju dengan data dalam sistem. Ini boleh:
-meningkatkan ketepatan invois pembawa,
-save time and money,
-tengah dalam penghantaran tepat pada masanya pendaftaran pekerja , dan
-pastikan pengesahan kelayakan apabila pekerja pergi berjaga-jaga.
- Bagaimana maklumat akan ditukar dengan syarikat penerbangan? Dan siapa yang akan bertanggungjawab untuk interaksi ini? Penyepaduan sistem teknologi maklumat HR harus dinilai bukan sahaja oleh bilangan pembawa yang mana perisian tersebut mempunyai hubungan tetapi dengan jenis sambungan yang membolehkannya. Memastikan interaksi yang berjaya dengan pembawa melalui perisian pengurusan manfaat memerlukan banyak langkah, termasuk:
-mengumpul banci data pelaksanaan awal;
-menyediakan integrasi awal untuk pertukaran informasi yang sedang berlangsung;
-Mengatur interaksi harian atau mingguan untuk memastikan data diterima dan tepat digunakan;
-reviewing updates berterusan;
Keperluan pembawa yang diperhatikan untuk pendaftaran telah dipenuhi dengan mematuhi pengawal selia; dan
- Meningkatkan hubungan proaktif dengan setiap pembawa untuk meningkatkan hubungan pertukaran data.
Mengetahui siapa yang bertanggungjawab untuk setiap tugas adalah penting untuk memahami sepenuhnya penawaran produk. Setiap pembekal perisian akan menawarkan tahap integrasi yang berbeza dalam menyediakan beberapa, kepada semua, tugas yang digariskan di atas. HR harus melihat untuk bekerja dengan vendor yang menunjukkan perhubungan yang kuat, berterusan, lancar dengan syarikat penerbangan terpilih syarikat itu.
Banyak pembekal membolehkan penghantaran fail ANSI 834 generik, yang mungkin atau tidak boleh diterima oleh pembawa, faktor yang sering dipengaruhi oleh saiz kumpulan. Pengurus perlu mencari penyedia yang menawarkan pemindahan yang sah dan sah (memastikan kelayakan transaksi), disesuaikan dengan keperluan setiap pembawa untuk mengelakkan masalah. Mereka juga harus melihat kepada pembekal yang mempunyai jabatan EDI (Electronic Data Interchange) yang berdedikasi untuk berinteraksi dengan bahasa pemindahan operator yang khusus.
- Apakah tahap perkhidmatan pelanggan yang disediakan? Adakah terdapat caj tambahan untuk perkhidmatan? HR perlu menentukan tahap akses untuk membantu yang disediakan dan apa yang membentuk bantuan perkhidmatan dalam talian pelanggan melalui pangkalan data, sembang dalam talian, sokongan e-mel, perbualan dengan orang yang hidup, atau gabungannya. Memandangkan sensitiviti manfaat dan maklumat HR yang lain, pengurus harus mengharapkan tindak balas kepada pertanyaan dalam masa 24 jam dari hubungan langsung yang dapat membantu.
- Apakah kos sistem teknologi maklumat HR dan adakah ia melebihi manfaat? HR harus menilai kos lengkap sistem teknologi maklumat HR, termasuk semua caj tahunan, bulanan, dan sekali-sekala, di samping faedah yang disediakan. Sistem yang sedikit lebih mahal mungkin lebih daripada membayar perbezaan dengan ciri-ciri yang membolehkan pekerja mengekalkan rekod mereka sendiri dan menawarkan kemudahan, penjimatan masa dan ketepatan yang lebih baik. Faktor-faktor ini perlu dipertimbangkan dan ditimbang dalam memilih sistem teknologi maklumat HR.
Keperluan untuk sistem teknologi maklumat HR semakin meningkat. Dengan kakitangan HR mencari pelbagai pilihan dalam sistem teknologi informasi HR, semakin penting untuk menganalisis dan menimbang semua pilihan yang ada.
Memilih sistem teknologi maklumat HR harus dilihat sebagai pelaburan yang akan berkembang dengan keperluan jabatan dan syarikat . Soalan-soalan ini akan membawa anda ke sistem teknologi informasi HR yang sesuai untuk syarikat anda.