Definisi dan Penerangan HRIS
Biasanya dibungkus sebagai pangkalan data, beratus-ratus syarikat menjual beberapa bentuk HRIS dan setiap HRIS mempunyai keupayaan yang berbeza.
Pilih HRIS anda dengan teliti berdasarkan keupayaan yang anda perlukan di syarikat anda. Oleh kerana HRIS telah menjadi semakin canggih, pilihan telah menjadi cukup untuk membantah secara praktikal sebuah jabatan HR .
Pertimbangan Utama seperti yang Anda lihat di Pilihan HRIS anda
Pemilihan HRIS adalah keadaan yang tertekan kerana terdapat banyak pilihan. Memilih pilihan yang terbaik untuk keperluan anda di syarikat anda adalah mencabar. Berjemur melalui maklumat yang diberikan oleh setiap sistem adalah mencabar juga.
Jurujual sering menugaskan jurujual yang secara lisan boleh memberitahu anda bahawa sistem itu akan memenuhi keperluan anda. Pastikan anda menyemak perkara ini dengan berbilang sumber termasuk pelanggan semasa, kumpulan perbincangan dalam talian, LinkedIn, ahli SHRM lain, dan ulasan Google.
Ini adalah faktor lain yang perlu dipertimbangkan semasa anda memilih HRIS anda.
- Ingat bahawa walaupun syarikat anda hanya beberapa orang hari ini, ia mungkin mempunyai dua kali ganda atau bahkan 10 kali banyak pekerja di masa depan, jadi pilihlah sistem yang dapat berkembang dengan perniagaan anda.
- Satu lagi faktor utama yang perlu anda pertimbangkan adalah bahawa banyak HRIS dapat mencapai hanya sebahagian daripada apa yang anda perlukan untuk melakukan automasi. Dalam kes ini, anda akan pasti memastikan komponen mana-mana add-on atau sistem tambahan berfungsi dengan sempurna. Sekali lagi, jangan ambil perkataan penjual mengenai sistem yang bekerja bersama-sama. Adakah penyelidikan anda.
- Semak juga untuk melihat jenis latihan dan sokongan berterusan untuk kakitangan anda. Anda juga harus memastikan bahawa janji perunding jualan mengenai latihan dan tindak lanjut setelah pembelian itu ditulis terus ke dalam kontrak anda untuk membeli HRIS. Dan, periksa dengan organisasi lain untuk memastikan bahawa syarikat terpilih anda mempunyai rekod prestasi sokongan yang sedang berjalan.
Fungsi Pilihan HRIS yang Lebih Baik
Biasanya, Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) yang lebih baik memberikan keseluruhan:
Pengurusan semua maklumat pekerja . Data seperti nama, tajuk, alamat, dan gaji adalah permulaan asas. Gaji dan sejarah kedudukan, struktur pelaporan, sejarah penilaian prestasi, dan maklumat pekerja kritikal yang lain.
Dokumen yang berkaitan dengan syarikat seperti buku panduan pekerja, prosedur pemindahan kecemasan , dan garis panduan keselamatan.
Manfaat pentadbiran termasuk pendaftaran , perubahan status, dan kemas kini maklumat peribadi. Dalam sistem yang ideal, anda boleh membenarkan pekerja mencari dan menyemak maklumat mereka sendiri, termasuk penjejakan percutian.
Integrasi dengan gaji dan perisian kewangan dan sistem perakaunan syarikat lain . Apabila ini disambung, anda boleh memastikan bahawa gaji adalah betul.
Tidak pernah ada putus antara kadar gaji rasmi dan maklumat yang ada gaji. Sekiranya sistem tidak disepadukan, mudah untuk mengemas kini gaji dalam satu sistem dan tidak di pihak yang lain.
Pelacakan pengesan dan pengurusan resume : Apabila sistem anda lancar, perekrut boleh mengklik butang yang disewa dan semua maklumat dari pemohon dipindahkan ke sisi pekerja perkara. Ini menjimatkan banyak masa kerana entri data dan dokumen anda hampir hilang.
Sekiranya pemohon memasukkan maklumat sendiri apabila memohon, anda boleh memastikan ketepatannya. Sekiranya surat tawaran dihasilkan daripada sistem yang sama dengan sistem gaji, gaji akan dipadankan dengan sempurna dan tidak ada salah faham.
Rancangan pembangunan prestasi: Ia tidak cukup untuk mempunyai rancangan, jika mereka direkodkan dalam sistem pusat, maka mereka dapat dengan mudah mengikut pekerja dari posisi ke posisi.
Kepimpinan senior boleh menjalankan laporan untuk melihat di mana orang berada dan bos mereka masing-masing merancang dari segi perancangan penggantian untuk masa depan mereka.
Tindakan Tatatertib: Penting untuk menjejaki siapa yang telah digantung, diturunkan atau mempunyai tindakan negatif lain yang diambil terhadap mereka yang dicatatkan-walaupun selepas pekerja meninggalkan organisasi anda. Apabila sebuah syarikat memanggil dan meminta rujukan bekas pekerja , mudah untuk seorang pentadbir di jabatan HR untuk mencari dan melaporkan semula sama ada orang itu layak untuk mengembalikannya.
Rekod latihan: Ini amat penting dalam syarikat di mana sijil dan lesen diperlukan. Di dalam syarikat lain, rekod latihan mungkin tidak mempunyai tahap kepentingan, tetapi anda mungkin masih mendapati bahawa memiliki maklumat berguna ketika anda mengembangkan pekerja anda, faktor utama yang mereka inginkan dari pekerjaan.
Ringkasnya, HRIS yang paling berkesan mengendalikan syarikat menjejaki maklumat ini:
- kehadiran dan penggunaan PTO ,
- kenaikan gaji dan sejarah,
- membayar gred dan jawatan yang dipegang,
- rancangan pembangunan prestasi ,
- latihan yang diterima,
- tindakan tatatertib yang diterima,
- maklumat pekerja peribadi, dan kadang-kadang,
- pengurusan dan pelan penggantian utama pekerja,
- pengenalpastian pekerja berpotensi tinggi , dan
- pengesan pemohon, temu ramah dan pemilihan.
Manfaat HRIS yang Tepat
HRIS yang berkesan memberikan maklumat tentang apa sahaja yang diperlukan oleh syarikat untuk mengesan dan menganalisis tentang pekerja, bekas pekerja, dan pemohon. Syarikat anda perlu memilih Sistem Maklumat Sumber Manusia dan menyesuaikannya untuk memenuhi keperluan anda. Jika syarikat anda berada di jalan pertumbuhan, pilih sistem yang boleh berkembang dengan anda.
Ia agak murah untuk melaksanakan HRIS asas, tetapi pastikan apa sahaja yang anda melaksanakan memenuhi keperluan sebenar syarikat anda. Adakah anda mahu dapat menjalankan laporan pusing ganti? Catat carta organisasi?
Benarkan pengurus untuk mengakses penilaian prestasi secara elektronik sebelum ini? Adakah anda mahu segala-galanya perlu dilakukan melalui jabatan HR atau adakah anda ingin pengurus mengakses maklumat itu sendiri?
Dengan HRIS yang sesuai, kakitangan Sumber Manusia membolehkan pekerja untuk melakukan kemas kini dan perubahan faedah mereka sendiri, dengan itu membebaskan kakitangan HR untuk lebih banyak fungsi strategik . Di samping itu, data yang diperlukan untuk pengurusan pekerja, pembangunan pengetahuan, pertumbuhan kerjaya dan pembangunan, dan rawatan yang sama dapat difasilitasi.
Akhirnya, pengurus dapat mengakses maklumat yang mereka perlukan untuk secara sah, secara etika, dan berkesan menyokong kejayaan pekerja pelaporan mereka. Mereka boleh menjalankan laporan mereka sendiri dan memasukkan rancangan ke dalam sistem untuk membantu penggantian.
Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) adalah perisian atau penyelesaian dalam talian untuk kemasukan data, pengesanan data, dan keperluan maklumat data Sumber Manusia, gaji, pengurusan, dan fungsi perakaunan dalam perniagaan.
Biasanya dibungkus sebagai pangkalan data, beratus-ratus syarikat menjual beberapa bentuk HRIS dan setiap HRIS mempunyai keupayaan yang berbeza. Pilih HRIS anda dengan teliti berdasarkan keupayaan yang anda perlukan di syarikat anda.