Cara Terbaik untuk Memulakan Surat
Apabila membuat keputusan yang sesuai untuk digunakan , anda harus mempertimbangkan jika anda mengenali orang itu, dan dengan baiknya. Jika anda menulis kepada seseorang dalam kapasiti profesional yang anda telah kenal secara peribadi selama bertahun-tahun, adalah wajar menggunakan hanya nama pertamanya.
Jika tidak, sebaiknya gunakan Encik, Cik, atau Dr sebagai surat hormat perniagaan yang sesuai . Jika anda mempunyai sebarang keraguan tentang salam yang anda harus gunakan, sesat di sisi berhati-hati dan gunakan gaya alamat yang lebih formal.
Cuba jangan tergoda untuk memulakan surat profesional anda dengan ucapan tidak rasmi seperti "Hello," "Salam," "Hi There," atau "Good Morning" jika anda tidak tahu nama orang hubungan anda.
Walaupun gaya ucapan tidak rasmi adalah baik untuk e-mel biasa kepada rakan-rakan atau bahkan untuk e-mel yang lebih formal yang mungkin anda hantar kepada kumpulan orang, dalam surat profesional anda perlu menggunakan salam peribadi, satu dengan sama ada yang pertama dan / atau nama akhir ("Dear Mr. Doe") atau tajuk pekerjaan ("Dear Hiring Manager").
Contoh Surat Profesional Salam
- Nama Akhir Nama Yang Dihormati; contohnya, Dear John Doe
- Dear Mr./Ms. Nama terakhir; contohnya, Dear Mr. Doe atau Dear Ms. Doe
- Dear Mr./Ms. Nama pertama nama akhir; contohnya, Encik John Doe atau Dear Jane Jane Doe
- Pengurus Hiring yang Terhormat
- Dear Sir atau Madam
- Kepada sesiapa yang berkenaan
- Pengurus Sumber Manusia yang dihormati
- Recruiter Nama Syarikat Yang Dihubungi; contohnya, Recruiter Syarikat ABC yang terhormat
Cara Cari Orang Perhubungan
Jika boleh, gunakan nama hubungan apabila anda menulis. Ini menjadikan surat anda lebih personal, dan ia mewujudkan hubungan segera dengan pembaca.
Jika anda tidak mempunyai nama kenalan, anda boleh melakukan penyelidikan untuk cuba mencari orang yang tepat untuk menangani surat anda .
Kadang-kadang nama akan di laman web syarikat, atau anda mungkin dapat mencari orang yang tepat di LinkedIn. Mungkin salah seorang rakan atau kenalan anda mungkin tahu siapa yang sesuai. Anda juga boleh menghubungi pejabat orang yang tidak dikenali yang anda menulis dan meminta penyambut tetamu untuk nama mereka dengan menerangkan alasan anda untuk memanggil ( Contoh: "Saya memohon kerja dengan syarikat anda. Bolehkah anda memberitahu saya nama Hiring anda Pengurus supaya saya tahu kepada siapa untuk menangani surat pelindung saya ? "). Ia tidak mengambil banyak masa tambahan untuk membuat percubaan untuk mencari nama, dan sentimen yang disampaikannya adalah berbaloi.
Kadang-kadang, walaupun usaha terbaik anda, anda tidak dapat mencari nama untuk menangani surat anda. Dalam kes ini, anda mempunyai pelbagai pilihan, semuanya adalah profesional dan sesuai. Lebih banyak maklumat yang anda ada mengenai di mana anda menghantar surat, lebih baik (misalnya, kepada jabatan sumber manusia syarikat, atau kepada pengurus jabatan yang berkaitan dengan pertanyaan anda). Dengan cara ini anda boleh membuat pilihan yang lebih disasarkan apabila memilih ucapan anda.
Apabila anda mempunyai nama tetapi tidak pasti tentang jantina orang yang anda tulis, ia boleh diterima untuk meninggalkan kehormatan, dan menggunakan nama pertama dan terakhir sahaja.
Petua untuk Menulis dan Menghantar Surat
Selepas ucapan anda, anda akan memulakan perenggan pertama anda, yang biasanya pengenalan yang membolehkan pembaca tahu siapa anda dan apa yang anda tulis. Sekiranya anda mempunyai kenalan bersama yang merujuk anda kepada pembaca, anda harus menyebutnya pada masa ini .
Tubuh surat anda biasanya terdiri dari satu perenggan atau dua teks. Di sini anda boleh menghuraikan tema surat anda dan memberikan butiran sokongan kepada subjek. Anda akan mahu memastikannya ringkas, dan berkaitan dengan orang dan topik itu. Berhati-hati tetapi jangan ulangi diri sendiri atau teruskan tentang butiran penting.
Seterusnya, anda perlu meringkaskan surat anda.
Ringkasan anda harus memasukkan terima kasih kepada orang itu untuk masa dan pertimbangannya. Jika anda bercadang untuk menindaklanjuti kemudian, anda juga boleh memberikan butiran tentang masa dan bagaimana anda akan menghubunginya.
Selesaikan surat profesional anda dengan penutupan , seperti "Hormat" atau "Hormat." Jika anda merancang untuk menghantar surat melalui kiriman pos, tandatangan anda harus diikuti dengan nama ditaip anda. Jika anda menghantar e-mel, nama yang anda taip hendaklah diikuti dengan maklumat hubungan anda, yang boleh anda taip secara manual atau melakukannya secara automatik untuk anda. Inilah cara untuk membuat tandatangan e-mel automatik .
Artikel Berkaitan: Kepada Yang Boleh Dipertimbangkan | Surat Penyampaian Surat Perniagaan | Contoh Penyerahan Surat Sampul Surat