Apabila menulis surat perniagaan, tata letak surat anda penting, supaya mudah dibaca dan kelihatan profesional. Begitu juga dengan penggunaan ucapan yang sesuai dan penutupan, ejaan dan tatabahasa anda, dan nada yang anda gunakan.
Berikut adalah maklumat mengenai surat perniagaan, termasuk memilih font, jarak perenggan, pemformatan, margin, apa yang perlu disertakan dalam setiap perenggan, bagaimana untuk menutup huruf itu, dan contoh tata letak yang sesuai untuk surat perniagaan.
Huruf dan Spasi Huruf
- Betul ruang susun atur huruf perniagaan yang anda tulis, dengan ruang antara tajuk, salam, perenggan, penutupan, dan tandatangan anda.
- Ruang tunggal surat anda dan biarkan ruang antara setiap ayat. Apabila menghantar huruf ditaip, biarkan dua ruang sebelum dan selepas tandatangan bertulis anda.
- Kiri membenarkan surat anda, supaya maklumat hubungan anda, tarikh, surat, dan tandatangan anda diselaraskan ke kiri.
- Gunakan font kosong seperti Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri, atau Verdana. Pastikan saiz fon yang anda gunakan adalah cukup besar sehingga pembaca anda tidak perlu mencapai cermin mereka - saiz fon standard untuk fon ini adalah 10 mata atau 12 mata. Sekiranya anda menyerahkan surat perniagaan anda ke organisasi yang sangat konservatif, sebaiknya gunakan fon titik Times tradisional Roman 12. Jangan, dalam keadaan apa pun, gunakan fon mewah seperti Comic Sans atau fon tulisan tangan seperti Lucida pada surat-menyurat perniagaan.
Etika dan Nada Surat Perniagaan
- Salam : Ia masih standard untuk menggunakan tajuk penerima (Encik, Puan, Cik, Dr, Profesor, Hakim) sebelum nama terakhir mereka dalam ucapan surat rasmi perniagaan (Contoh: "Dear Mr. Smith"). Perkataan "Dear" harus selalu mendahului nama penerima; jangan hanya menggunakan nama mereka sendiri seperti yang anda mungkin lakukan dalam surat-menyurat biasa. Dengan cara yang sama, elakkan memulakan surat-menyurat perniagaan dengan bukaan seperti "Hello," "Hi," atau "Selamat pagi" - surat perniagaan harus selalu bermula dengan "Nama dan nama penerima yang terhormat" melainkan jika anda menggunakan salam " May Concern "(dalam keadaan ketika anda tidak tahu nama penerima).
- Penutupan : Penutupan anda perlu diketepikan di sisi konservatif. Penutupan yang boleh diterima untuk digunakan termasuklah: "Yang ikhlas," "Yang ikhlas," "Salam sejahtera," "Hormat," "Terima kasih," "Terima kasih atas balasan anda," "Hormat," dan "Sangat Hormat" singkatan "V / R," adalah perkara biasa dalam surat-menyurat perniagaan ketenteraan). Jangan gunakan penutup santai seperti: "Kemudian," "Cheers," "Cordially," "Terima kasih !," "TTYL," atau "Hangat."
- Pilihan Word dan Tatabahasa : Walaupun pilihan perkataan anda untuk surat perniagaan tidak boleh terlalu condong, bunga, atau hiasan, anda juga harus mengelakkan menggunakan slang, singkatan / akronim, emojis, atau teks. Tidak semestinya anda menggunakan fragmen ayat yang biasa digunakan semasa menghantar mesej. Sebaliknya, gunakan kalimat lengkap, memerhatikan spla koma (di mana dua ayat lengkap disertakan dengan koma). Buktikan dengan teliti untuk kesilapan ejaan dan kesilapan tatabahasa.
- Kertas : Jika anda merangka surat perniagaan formal yang akan dihantar melalui email, kertas yang anda gunakan hendaklah menjadi kertas bon putih yang standard dengan berat yang baik - jangan gunakan jenis alat tulis berwarna atau flamboyan yang mungkin digunakan dalam pemasaran "surat sampah." Adalah baik untuk memasukkan logo perniagaan mudah di bahagian atas kertas.
Contoh Layout Perniagaan Surat
Maklumat perhubungan
Nama awak
Alamat anda
Bandar, Negeri, Kod Zip anda
Nombor telefon anda
Alamat E-mel anda
(ruang)
Tarikh
(ruang)
Maklumat perhubungan
Nama
Tajuk
Syarikat
Alamat
Bandar, Negeri, Kod Zip
(ruang)
Salam
(ruang)
Dear Mr./Ms. Nama terakhir:
(ruang)
Badan Surat Perniagaan
Perenggan pertama surat perniagaan anda harus memberikan pengantar mengapa anda menulis.
(ruang antara perenggan)
Kemudian, dalam perenggan berikut memberikan lebih banyak maklumat dan butiran mengenai permintaan anda.
(ruang antara perenggan)
Perenggan terakhir harus mengulangi sebab anda menulis dan mengucapkan terima kasih kepada pembaca untuk menyemak permintaan anda.
Penutupan:
(ruang)
Hormat anda,
(double space)
Tandatangan:
Tandatangan tulisan tangan (untuk surat yang dihantar)
(double space)
Tandatangan Diketik
Contoh Surat dan Petua Penulisan
Surat Sampel
Sampel surat untuk pencari kerja, termasuk surat ikhtisar, wawancara terima kasih surat, surat ikhtisar, surat terima kerja dan surat penolakan, surat peletakan jabatan, surat apresiasi, dan contoh surat pekerjaan yang lebih besar.
Surat Perniagaan
Bagaimana cara menulis surat perniagaan, format huruf dan format perniagaan umum, dan contoh surat perniagaan yang berkaitan dengan pekerjaan.