Kemahiran Utama untuk Resume, Surat Penutup dan Temu Wawancara
Walaupun banyak syarikat mengharapkan pembantu eksekutif menyelesaikan beberapa kursus kolej yang berkaitan, sedikit yang memerlukan ijazah. Pengalaman pekerjaan yang luas adalah lebih penting, idealnya beberapa tahun sebagai pembantu eksekutif atau pentadbiran.
Tugas Pembantu Eksekutif
Pembantu tugas eksekutif termasuk tugas yang sama sebagai pembantu pentadbiran: membuat dan menerima panggilan telefon; menghantar memo, e-mel, dan surat bagi pihak eksekutif; menerima pelawat dan penjadualan pengendalian. Tetapi mereka juga bertindak sebagai penjaga pintu, membuat keputusan mengenai siapa yang mendapat akses kepada eksekutif dan apa maklumat yang diterima oleh eksekutif.
Mereka sering menjalankan penyelidikan dan menyediakan laporan yang mempengaruhi dasar syarikat. Tanggungjawab ini bermakna bahawa pembantu eksekutif mesti memahami dengan teliti kerja majikan mereka. Akibatnya, pekerja-pekerja ini juga boleh bertindak sebagai penghubung antara eksekutif dan kakitangan ulama.
Cara Menggunakan Senarai Kemahiran
Pastikan anda menulis surat pelindung anda dan menyambung semula untuk menyerlahkan kemahiran yang anda mahukan calon majikan. Anda boleh menggunakan senarai berikut untuk mendapatkan idea tentang kemahiran yang diingini ini, tetapi ingat untuk sentiasa membaca huraian kerja dengan teliti, kerana tidak semua syarikat mencari perkara yang sama dalam pembantu eksekutif.
Juga, periksa kompilasi kemahiran kami yang disenaraikan oleh pekerjaan dan jenis kemahiran . Semasa membuat persediaan untuk temuduga anda, bercadang untuk memberikan contoh masa-masa tertentu yang anda telah memaparkan pelbagai kemahiran yang anda mahukan bakal majikan.
Contoh Kemahiran Penolong Eksekutif
Senarai berikut tidak lengkap, dan kemahiran yang diperlukan mungkin berbeza-beza dari satu syarikat ke syarikat yang lain, atau dari satu pejabat ke satu lagi dalam syarikat yang sama. Walau bagaimanapun, kebanyakan kemahiran yang paling penting dan dicari perlu ada pembantu eksekutif yang berada di sini.
Kemahiran Komunikasi Bertulis dan Lisan
Salah satu cara untuk memikirkan peranan penolong eksekutif adalah, sebenarnya, sebagai pakar dalam komunikasi. Sebahagian besar tugas termasuk komunikasi dan koordinasi dengan orang di seluruh syarikat, dan kadang-kadang dengan pelanggan juga, bergantung pada jenis perniagaan. Keupayaan untuk menjadi profesional, jelas, mengungkapkan, dan tepat, secara lisan dan bertulis, mendahului senarai keperluan untuk kemahiran komunikasi yang sempurna .
Kemahiran komputer
Pembantu eksekutif memerlukan lebih banyak kecekapan mudah dengan program pemprosesan dan program spreadsheet. Kemahiran berasaskan komputer yang diperlukan juga termasuk keupayaan untuk menubuhkan dan menyelenggara sistem e-mel, sistem perkongsian fail, dan kalendar, serta kemahiran dengan perisian statistik, perisian penerbitan, dan pangkalan data.
Menjadi spesialis sokongan pakar sendiri sentiasa ditambah, terutamanya kerana pembantu eksekutif sering dijangka melakukan segala-galanya daripada membetulkan pencetak untuk mencadangkan perisian baru.
Kemahiran interpersonal
Kemahiran interpersonal yang kuat juga merupakan keperluan untuk berinteraksi dengan pelanggan, melatih kakitangan pentadbiran lain, dan bekerja dengan CEO dan pengurus peringkat tertinggi. Oleh kerana pembantu eksekutif sering mengendalikan maklumat syarikat yang sensitif, adalah penting untuk tidak hanya dapat mengekalkan kerahsiaan yang tepat tetapi juga sentiasa bersikap dengan cara yang menunjukkan kebijaksanaan dan integriti peribadi. Ringkasnya, adalah perlu untuk menginspirasi kepercayaan.
Pengurusan masa
Pembantu eksekutif memerlukan bukan sahaja untuk mengendalikan masa sendiri tetapi juga bosnya. Ini bermakna menyelaraskan keperluan dan tuntutan berbilang orang untuk membuat jadual yang boleh dilaksanakan dan kemudian sering mengubah jadual itu pada notis singkat apabila keadaan berubah.
Tugas itu juga boleh disertakan dengan bijak memastikan eksekutif tetap mengikut jadual, tanpa terganggu.
Kemahiran Penyelidikan
Penyelidikan itu sendiri adalah kemahiran, yang memerlukan kebiasaan dengan pelbagai enjin carian serta sumber maklumat yang relevan dalam bidang minat tertentu kepada syarikat. Tanpa kebolehan ini, seorang pembantu eksekutif tidak akan dapat menyediakan laporan keperluan eksekutif.
Senarai Kemahiran Penolong Eksekutif
Kemahiran teknikal
- Menyelenggarakan Panggilan Persidangan Video dan Audio
- Mewujudkan dan Mengekalkan Pangkalan Data
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft word
- Peralatan pejabat
Kemahiran Pentadbiran
- Perakaunan / Pembukuan
- Sokongan Pentadbiran
- Pelantikan
- Pengurusan Kalendar
- Perkeranian
- Hubungan Pelanggan
- Merancang dan Mengekalkan Sistem Pengisian
- Mengadakan Mesyuarat
- Mengekalkan Kalendar
- Penyimpanan rekod
- Pengaturan Perjalanan
- Menaip
- Perancangan Acara
- Menyediakan Laporan
- Memproses Laporan Perbelanjaan
- Pengecualian
- Penjadualan
- Mengambil Minit Mesyuarat
Kemahiran komunikasi
- Surat-menyurat
- Khidmat Pelanggan
- Menguruskan Hubungan dengan Pelanggan
- Memproses Panggilan dan Permintaan Telefon
- Komunikasi bertulis / lisan
Ciri-ciri peribadi
- Ketepatan
- Mendengarkan Aktif
- Keupayaan untuk Mengikuti Arah
- Keupayaan untuk bekerja secara bebas
- Ketegasan
- Analisis
- Kerjasama
- Bertenaga
- Diplomatik
- Membuat keputusan
- Ketergantungan
- Berorientasikan Perincian
- Fleksibiliti
- Susulan
- Inisiatif
- Penghakiman yang Baik
- Terpencil
- Multitasking
- Mengekalkan Maklumat Sulit
- Mesyuarat Deadlines
- Mengutamakan
- Proaktif
- Penyelesaian masalah
- Pengurusan projek
- Kebolehpercayaan
- Keyakinan diri
- Diri Diarahkan
- Kerja berpasukan
- Pengurusan masa
- Bekerja dengan cepat
- Bekerja Baik Di Tekanan
Lebih Lanjut Mengenai Pekerjaan dan Kemahiran Pembantu Eksekutif
- Cara Dapatkan Pekerjaan Sebagai Pembantu Tadbir
- Kemahiran Pengurus Pejabat
- 7 Tips untuk Pengurusan Masa Berkesan
- Cara Kerja Lebih Cepat dan Lebih Cepat