Sekiranya anda mencari jenis pekerjaan ini, anda boleh meningkatkan peluang anda secara dramatik dengan mengetahui kemahiran dan pengalaman anda yang dapat ditonjolkan semasa proses permohonan dan temuduga.
Cara Menggunakan Senarai Kemahiran
Lihatlah senarai ini kemahiran yang dicari. Anda mungkin mendapati anda mempunyai lebih daripada mereka yang anda fikir anda ada. Gunakan nama kemahiran anda yang relevan sebagai kata kunci dalam resume dan surat lamaran anda , jadi penyelia penyewa akan dapat melihat dengan jelas bahawa anda mempunyai apa yang mereka cari. Pastikan anda membaca huraian kerja dengan teliti, supaya anda tahu kemahiran mana yang paling penting kepada bakal majikan anda. Penyelidikan syarikat juga membantu.
Apabila anda bersiap sedia untuk temubual anda, bersedia sekurang-kurangnya satu contoh khusus satu kali anda menunjukkan setiap kemahiran yang anda harapkan untuk dibincangkan. Jangan mengharapkan mereka mengambil kata-kata anda untuk perkara-perkara ini.
Anda juga boleh menyemak senarai kemahiran kami yang disenaraikan oleh pekerjaan dan jenis kemahiran .
Contoh Kemahiran Pengurus Pejabat
Tidak semua jawatan pengurus pejabat memerlukan set kemahiran yang sama. Kebanyakan akan bergantung pada berapa banyak pembantu pejabat yang anda mesti menyelia, berapa orang menggunakan pejabat yang anda uruskan, dan apa jenis perisian dan sistem lain yang digunakan oleh majikan anda.
Tetapi ada beberapa kemahiran yang hampir semua pengurus pejabat yang berkesan ada dan tidak dapat dilakukan tanpa.
Kemahiran Pentadbiran
Sebagai pengurus pejabat, anda bertanggungjawab untuk menyelesaikan beberapa tugas pentadbiran . Ini termasuk pekerja menyewa dan menembak, menjalankan penilaian prestasi, melatih pekerja baru dan mengawasi orang lain.
Meluluskan tuntutan rasmi, menjalankan operasi perniagaan am dan mengekalkan kertas kerja dan rekod kakitangan juga mungkin berada dalam bidang kuasa anda.
Anda juga perlu merancang, mengendalikan pemprosesan mel, menjadualkan dan menghadiri mesyuarat. Anda boleh dipanggil untuk mengamalkan penyelesaian konflik , mewakilkan kerja dan menjadi pembuat dasar dan keputusan .
Kemahiran analitikal
Sebahagian daripada pekerjaan anda akan mencari cara untuk melakukan pekerjaan anda dengan lebih baik. Jika anda dapat mengenal pasti ketidakcekapan dalam bagaimana pejabat anda berjalan dan memberikan penyelesaian, anda mungkin dapat menyelamatkan majikan anda banyak wang dan menyelamatkan rakan-rakan anda dengan banyak kecaman. Seorang pengurus pejabat yang hebat akan selalu meminta dirinya dari semua proses, amalan, dan prosedur, "adakah ini masuk akal? Adakah ini yang terbaik yang boleh kita lakukan? "Berikut adalah senarai kemahiran analisis yang boleh anda sertakan pada resume anda.
Perhatian kepada Butiran
Sebagai pengurus pejabat, anda akan berhenti dengan anda. Anda akan bertanggungjawab untuk menempah bekalan pejabat yang betul pada masa yang tepat, untuk mengekalkan rekod secara tepat dan teratur, dan untuk memastikan keperluan dan isu orang lain di pejabat. Jika anda melakukannya dengan betul, pejabat akan kelihatan berjalan sendiri. Jika anda mendapat butiran kecil yang salah, orang lain mungkin tidak dapat melakukan pekerjaan mereka.
Kemahiran komunikasi
Seperti pembantu pejabat, anda sering akan menjadi salah satu pengunjung pertama yang melihat, dan anda mungkin kadang-kadang menjadi satu-satunya yang mereka lihat, jika profesional yang pejabatnya berlaku. Oleh itu, anda mestilah bertindak sebagai penyambut tetamu yang berkesan pada masa yang sama menjalankan tugas anda yang lain.
Anda juga boleh menjadi titik utama hubungan antara semua orang yang menggunakan pejabat, dan mungkin antara pejabat anda dan orang lain dalam organisasi yang sama. Anda mungkin perlu mengamalkan penyelesaian konflik . Anda pasti perlu mewakilkan kerja. Kesemuanya itu menambah banyak komunikasi, baik bertulis dan lisan, semuanya mesti tepat, cekap, mesra, dan profesional pada setiap masa.
Kemahiran komputer
Adalah penting bahawa pengurus pejabat mempunyai pelbagai kemahiran komputer .
Spesifik akan bergantung kepada majikan anda, tetapi akan melibatkan kemasukan data, spreadsheet, dan tugas umum IT.
Menguruskan pejabat boleh menjadi tanggungjawab yang besar. Pengurus pejabat biasanya bekerja di puncak organisasi, dengan tangan mereka dalam setiap aspek syarikat. Jika peranan utama ini menarik perhatian anda, semak senarai kemahiran kami untuk mengetahui sama ada ia boleh menjadi kerjaya untuk anda.
Perkara Kewangan
Tanggungjawab anda mungkin termasuk pembukuan, invois, belanjawan, dan perakaunan. Anda juga mungkin dikehendaki untuk mengendalikan gaji, wang tunai kecil, dan QuickBooks . Laporan suku tahunan dan semenanjung mungkin juga termasuk dalam tugas anda. Sekurang-kurangnya, jika pejabat anda mengendalikan wang sama sekali, anda akan bertanggungjawab untuk memastikan ia ditangani dengan baik
Kemahiran Kepimpinan
Sebagai penyelia tentang apa yang boleh menjadi sekumpulan besar pembantu pejabat, anda perlu menjaga semua orang yang bermotivasi dan menyelaras. Anda perlu membuat kerja berpasukan . Tugas anda akan termasuk menetapkan standard untuk kerja orang lain dan memastikan piawaian tersebut dipenuhi. Memimpin sering bermaksud membantu orang lain untuk berkembang dalam kerjaya mereka, dan membantu orang memulakan diri sendiri dan berkomunikasi dengan baik antara satu sama lain.
Kemahiran sosial
Kemahiran interpersonal memainkan peranan yang besar dalam menjadi pengurus pejabat. Anda perlu mempunyai sikap positif, menyambut pelawat dan terlibat dalam kerja berpasukan .
Kekuatan Pelbagai
Pengurus pejabat cenderung mempunyai set kemahiran pelbagai yang membantu mereka melakukan tugas mereka. Ini termasuk memberi perhatian kepada perincian, secara amnya fleksibel tentang tugas-tugas yang perlu anda lakukan dan dipercayai.
Pengurus pejabat juga harus menjadi jurugambar, pemikir logik , pelbagai tugas dan penyelesai masalah . Pengurusan masa dan organisasi harus bersifat kedua kepada orang yang berkhidmat dalam peranan ini.