Soalan yang Memperkukuhkan Kecekapan, Kecekapan Pameran, dan Membina Rapport
Komunikasi yang berkesan memerlukan semua komponen perhubungan komunikasi dengan sempurna untuk "makna yang dikongsi," definisi komunikasi kegemaran saya. Ia amat penting apabila soalan ditanya dan dijawab.
Komponen dalam Komunikasi
Terdapat lima komponen untuk komunikasi dan keenam ialah persekitaran keseluruhan tempat kerja di mana komunikasi berlaku. Komponen komunikasi adalah:
- Orang yang menghantar mesej itu. Pengirim mesti mengemukakan mesej dengan jelas dan dengan detail yang cukup sehingga saham penerima bermakna dengan pengirim.
- Konteks untuk mesej itu. Konteksnya ialah bagaimana mesej dihantar oleh pengirim mesej. Konteks melibatkan komunikasi nonverbal seperti gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan unsur-unsur seperti nada suara. Kebanyakan konteks untuk mesej hanya tersedia apabila penerima dapat melihat dan mendengar penghantar mesej. Sebagai contoh, e-mel dan IM emotikon adalah penggantian yang lemah kerana pengirimnya tidak memberi input dari penerima.
Satu lagi konteks ialah emosi yang terlibat dalam kalangan komunikasi. Adakah pengirim marah? Adakah penerima acuh tak acuh terhadap kandungan komunikasi atau penghinaan penghantar? Emosi manusia biasa mempengaruhi sama ada mesej berjaya dikongsi.
- Orang yang menerima mesej itu. Penerima mesti mendengar dengan teliti dan berminat, bertanya soalan untuk kejelasan, dan sebutan untuk menentukan bahawa penerima penerima makna dengan pengirim. Jika penerima mempercayai penghantar, peluang untuk meningkatkan komunikasi yang berkesan.
- Kaedah penghantaran yang anda pilih. Kaedah penyampaian harus dipilih berdasarkan medium paling berkesan untuk menyampaikan makna mesej. Oleh kerana kaedah komunikasi sangat berbeza sejak subuh komputer dan peranti mudah alih, keputusan mengenai kaedah penyampaian telah menjadi lebih kompleks. Kaedah penyampaian mesti sesuai dengan keperluan komunikasi kedua-dua penghantar dan penerima.
Kaedah komunikasi termasuk komunikasi lisan, mesej segera (IM), e-mel, surat, tanda, poster, video, tangkapan skrin, telefon, nota, borang, dokumen bertulis dan banyak lagi. Kaedah ini akan terus berkembang, dan harapan pekerja untuk komunikasi segera tentang segala-galanya yang berkaitan dengan kerja mereka akan terus berkembang.
Komunikasi orang lain telah meningkat terutama sekali untuk maklumat organisasi yang mungkin memanggil perubahan, memberi pengiktirafan pekerja, atau membenarkan soalan-soalan di tempat. Komunikasi dalam diri juga disukai kerana pekerja mempunyai akses kepada komponen, konteksnya.
- Kandungan mesej. Kandungan mesej harus jelas dan disajikan dan diterangkan secara terperinci untuk mendapatkan pemahaman dari penerima. Jika kandungan mesej bergema dan bersambung, pada tahap tertentu, dengan kepercayaan penerima yang sudah dipegang, ia adalah yang paling berkesan.
Bagaimana Menanya Soalan Baik Meningkatkan Komunikasi
James O. Pyle dan Maryann Karinch menambah perkara berikut untuk membantu komunikasi yang berkesan.
Dari sumber manusia ke perkhidmatan pelanggan, soalan buruk mencemarkan hampir setiap tempat kerja. Soalan-soalan buruk sering meminta jawapan yang tidak lengkap atau mengelirukan dan boleh menjejaskan hubungan. Sebaliknya, soalan-soalan yang baik adalah alat berharga kecekapan, kecekapan, dan pembinaan rapport.
Terdapat enam jenis soalan yang baik: mengarahkan, mengawal, mengulangi, berterusan, ringkasan, dan tidak relevan. Untuk menerangkan secara ringkas:
- Langsung: Anda menimbulkan persoalan sederhana dengan interogatif asas.
- Kawalan: Anda sudah tahu jawapannya apabila anda bertanya. Ini cara mencari tahu sama ada orang itu berbohong, tidak tahu, dan / atau tidak memberi perhatian.
- Ulang: Anda meminta dua soalan yang berbeza selepas maklumat yang sama.
- Terus: Anda bertanya soalan yang sama dengan cara yang berbeza untuk meneroka semua aspek maklumat yang dikehendaki.
- Ringkasan: Anda bertanya soalan yang bertujuan untuk membolehkan sumber itu peluang untuk mengkaji semula jawapannya.
- Tidak penting: Ia tidak berkaitan dengan subjek yang ingin anda ketahui, tetapi ia satu orang mungkin tidak akan berbohong; ia berfungsi dengan tujuan untuk melihat apa yang sebenarnya "kelihatan" dan mendapatkan orang itu untuk membuka kepada anda. Ia juga boleh mengikat ke dalam konteks pertukaran pertanyaan.
Butiran mengenai 6 Jenis Soalan Baik
Terus
Soalan-soalan terus adalah yang terbaik: Satu interogatif, satu kata kerja, dan satu kata nama atau kata ganti.
- Siapa awak?
- Apa yang berlaku pada parti?
- Bilakah anda tiba di pejabat?
- Di manakah kunci kereta?
- Kenapa anda meninggalkan mesyuarat awal?
- Berapa banyak yang anda bayar untuk iPad itu?
Kawalan
Kapan anda berkata, "Saya sengaja tidak akan bertanya soalan langsung?" Apabila anda memeriksa kebenaran atau ketepatan tindak balas, maka anda menggunakan soalan kawalan dan mencari konsistensi.
Soalan kawalan ialah soalan-soalan yang disengajakan yang anda tahu jawapannya sehingga tidak mengenai penemuan maklumat. Mereka adalah mengenai penemuan tingkah laku, corak ucapan, dan tahap kebenaran atau ketepatan. Mungkin ia adalah sesuatu yang anda bercakap sebelum ini dengan orang itu.
Sekiranya anda tahu bahawa seseorang di pasukan sumber manusia anda mengasingkan pekerja kerana pekerja menghantar e-mel untuk mengadu tentang orang itu, anda mungkin bertanya soalan kawalan seperti, "Bagaimanakah ia menjalani semakan prestasi dengan Pamela hari ini?" Anda sudah ada maklumat itu; anda hanya ingin mengetahui bagaimana orang HR anda menjawab soalan.
Ulang
Anda mahu mendapatkan maklumat yang sama dalam dua cara yang berbeza. Sebagai contoh, jika anda bertanya, "Berapa banyak orang yang ada di pasukan jualan?" Orang yang anda bicarakan mungkin menjawab: "Ada 22 di lapangan." Kemudian, apabila anda bercakap dengannya tentang sesuatu yang berbeza - kawasan di mana syarikat itu bertapak, misalnya - anda mungkin bertanya, "Berapa banyak wilayah jualan yang anda ada?"
Dia mungkin menjawab, "22," yang merupakan cara untuk mengesahkan bilangan kakitangan mengenai tenaga jualan. Ia bukan ujian mutlak, tetapi ia memberikan nilai dan kepercayaan kepada apa yang dikatakannya dahulu. Mereka adalah dua soalan yang berbeza-beza yang memeriksa maklumat yang diberikan.
Dalam menggunakan soalan berulang, anda juga boleh menemui percanggahan. Jika sumber anda dalam contoh ini merespon bahawa terdapat 28 wilayah jualan, anda ingin mendapatkan penjelasan. Mungkin ada alasan yang sangat baik - tenaga jualan biasanya mempunyai pelengkap sebanyak 28, tetapi terdapat banyak perputaran sejak kebelakangan ini, bahawa mereka adalah enam pendek - tetapi responsnya menimbulkan keraguan terhadap fakta bahawa terdapat ketidaksesuaian antara nombor tenaga dan bilangan wilayah jualan. Kesilapan itu harus membawa kepada persoalan selanjutnya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Berterusan
Dalam mana-mana pertukaran di mana lebih daripada satu jawapan mungkin diberikan kepada soalan, gunakan persoalan yang berterusan untuk mendapatkan jawapan yang lengkap. Seperti soalan ulang, soalan yang berterusan juga berguna jika anda mengesyaki bahawa orang itu tidak jujur.
"Di mana anda pergi bercuti ke California?" Mungkin mendapat jawabannya, "Disneyland." Walaupun mungkin Disneyland adalah satu-satunya tempat, adalah logik untuk mengikuti soalan itu dengan, "Di mana lagi?"
Bicarakan soalan ulangi dan pergi terus ke soalan mengenai Disneyland bermakna anda terlepas peluang untuk mendapatkan gambaran penuh perjalanan California sahabat anda kecuali maklumat itu berlaku untuk kebocoran pada masa lain.
Ringkasan
Ringkasan soalan bukan tentang menentukan kebenaran seperti memberi makan kepada sumber apa yang dikatakannya supaya dia berpeluang untuk berfikir, "Adakah saya sebenarnya mengatakan apa yang saya maksudkan?"
Anda menjual semua jenis kereta, dari hatchback dua pintu ke model mewah bersaiz penuh. Pasangan muda datang ke bilik pameran dan meminta ujian memandu salah satu model mewah.
"Apa yang akan anda gunakan kereta untuk sebahagian besar masa?" Anda bertanya.
"Berulang-alik ke tempat kerja. Kami bekerja di bangunan yang sama, "katanya.
"Apa lagi yang akan anda gunakan untuk kereta?"
"Perjalanan pada hujung minggu untuk melihat ibu bapa saya. Perkara seperti itu. "Dia berhenti dan menambah," Mereka hidup seratus batu jauhnya. "
"Kenapa kereta mewah adalah pilihan terbaik?"
Mereka bertukar pandangan. Dia berkata, "Kami menyukainya lebih baik daripada yang lain."
"Apa warna kegemaran anda," anda bertanya, melihat terus kepadanya.
"Merah."
"Jadi, mari saya lihat jika saya mendapat hak ini, saya dengar anda mengatakan bahawa anda mahukan kereta berwarna merah bersaiz penuh di kelas mewah. Sebaik-baiknya huraian ini sesuai dengan apa yang anda mahukan" (Anda telah membingkai soalan ringkasan anda dengan maklumat yang berkaitan dalam kes ini.)
Mereka menukar pandangan yang lain. Beliau berkata, "Kami fikir warna yang lebih subur mungkin lebih baik."
"Bagaimana dengan model mewah yang membuat anda berfikir ia adalah yang terbaik untuk anda?" (Sekali lagi, ini adalah satu cara untuk meringkaskan dan mengesahkan apa yang telah anda dengar. Anda ingin mengetahui sama ada mereka hanya begitu terpesona dengan rupa yang mahal kereta yang mereka tidak mahu mempertimbangkan apa-apa lagi, atau jika jawapan pertama menyembunyikan fakta penting.)
"Ayah saya mengatakan ini adalah kereta paling selamat di jalan raya."
Jawapan kepada soalan ringkasan memberitahu anda bahawa mereka mungkin, sebenarnya, menyukainya, tetapi bukan kerana bagaimana ia kelihatan. Anda membaca antara baris. Mereka baru bermula dalam kehidupan mereka bersama-sama. Ayahnya mungkin telah menghantar mereka ke pengedar untuk membeli "kereta paling selamat di jalan raya," yang akan membantu mereka membeli. Anda membuat keputusan untuk meneruskan penjualan, dengan mengetahui bahawa bayaran pendahuluan dan permohonan pinjaman mungkin akan memberikan anda cerita yang lain.
Sesetengah orang mungkin tidak selesa bertanya soalan ringkasan seperti yang tertanam dalam pertemuan jualan ini kerana mereka tidak mahu kelihatan berpikiran sederhana atau lalai. Sekiranya anda bertanya soalan dengan cara yang sama seperti yang anda minta pada kali pertama, maka mereka mungkin mempunyai kesimpulan yang sah.
Anda juga tidak mahu bertanya soalan yang sama dua kali berturut-turut walaupun anda mengubah ungkapan. Dengan meletakkan beberapa jarak antara kali pertama anda menimbulkan persoalan dan yang kedua, dan semak semula soalan sedikit, anda hanya mencari sebagai seseorang yang benar-benar berminat dengan apa yang orang lain katakan.
Tidak berkaitan
Anda mungkin mengesan bahawa orang yang menjawab soalan anda kelihatannya tertekan; satu soalan yang tidak penting dapat mengurangkan ketegangan. Atau, mungkin anda memerlukan masa untuk berfikir atau merujuk pada nota anda, jadi anda menggunakan soalan untuk membelikan anda sedikit ruang dan waktu.
Dalam soalan bertanya seperti, "Apa projek yang anda lakukan pada masa lalu yang gagal?" Dan "Bagaimanakah anda cuba untuk membetulkan masalah ini?" Anda boleh dengan mudah membuat calon pekerjaan merasa seolah-olah dia berada di tengah-tengah peperangan soal siasat .
Calon itu mungkin berkata, "Saya cuba menangani masalah dengan merapatkan jabatan di sekitar matlamat bersama - cara saya mendapatkan pasukan liga anak saya untuk memberi tumpuan kepada memukul bola."
Anda boleh memberi calon itu satu rehat dengan bertanya, "Berapa lama anda melatih liga kecil?" Sebelum anda kembali ke perbincangan skuadnya dan bagaimana dia cuba untuk memperbaikinya.
Akhirnya, di sini terdapat dua cara untuk merosakkan soalan yang bermula dengan semua komponen yang diperlukan dan akhirnya jatuh tidak baik .
- Menambah terlalu banyak kualifikat atau kata-kata dan frasa lain yang mengalihkan perhatian dari soalan. Sebagai contoh, "Apa yang anda miliki untuk sarapan di restoran di mana najis kaunter vinil retak dan ditutup dengan pita saluran?"
- Tidak menunggu jawapannya juga biasa. Anda bertanya, "Apa makanan kegemaran anda?" Orang itu berfikir sejenak daripada bertindak segera. Anda berbunyi, "daging lembu panggang?" Silence adalah alat persoalan yang berkesan.
Jangan kehilangan penemuan, maklumat, petunjuk akibat membuka mulut apabila anda perlu membuka telinga anda. Ingatlah "dua telinga, satu mulut" yang memerintah untuk mendapat persoalan.
Persekitaran dan Komunikasi
Komponen komunikasi di atas menggalakkan makna perkongsian apabila mereka beroperasi bersama untuk menyampaikan mesej dengan berkesan. Persekitaran kerja di mana komponen-komponen ini berlaku juga mempengaruhi komunikasi dan sama ada komunikasi diterima.
Apabila anda bertanya soalan yang sah, anda membina hubungan dan memberi keyakinan kepada anda. Soalan-soalan membentuk sebahagian daripada asas untuk komunikasi tempat kerja yang berkongsi makna
Dalam persekitaran kerja yang menekankan komunikasi terbuka, penglibatan pekerja , dan matlamat bersama, komunikasi lebih kerap dan lebih berkesan. Tetapi, jangkaan untuk komunikasi penting menetapkan bar lebih tinggi di tempat kerja terbaik ini. Jadi, walaupun dalam semangat yang tinggi , persekitaran kerja yang tertumpu kepada pekerja, pekerja mengadu bahawa mereka tidak tahu apa yang sedang berlaku.
Kerana semua komponen dan persekitaran keseluruhan tempat kerja individu, komunikasi masih mencabar. Persoalan lama tentang siapa yang perlu tahu apa dan kapan mereka perlu tahu ia tidak pernah dijawab sepenuhnya kepada kepuasan seseorang.
Aduan pekerja mengenai terlalu banyak maklumat, maklumat yang tidak mencukupi, dan bahkan, beban maklumat, akan terus bergema di tempat kerja. Anda tidak akan menyembuhkan masalah komunikasi tetapi, dengan komitmen dan keprihatinan, anda dapat meningkatkan keberkesanan komunikasi interpersonal anda dan komunikasi tempat kerja anda.
Lebih Berkaitan dengan Komunikasi Tempat Kerja yang Berkesan