Gunakan Facilitation untuk membuat mesyuarat lebih produktif
Peranan utama fasilitator adalah untuk menambahkan nilai kepada sesi perancangan atau pertemuan kumpulan dengan memastikan kumpulan bertugas dan bergerak bersama dalam arah yang sama.
Fasilitator juga memastikan setiap ahli kumpulan menyertai mesyuarat tersebut.
Fasilitasi Kumpulan
Fasilitasi kelompok atau pasukan disediakan oleh pekerja internal, atau perunding luar, yang mahir dalam:
- Menyajikan kandungan dan maklumat,
- Merancang dan merumuskan satu proses yang membantu sesebuah kumpulan mencapai objektifnya,
- Menyediakan struktur yang sesuai untuk mesyuarat , latihan, sesi pembinaan pasukan, atau acara kerja lain, supaya misi kumpulan dicapai dalam sesi,
- Mempromosikan tanggungjawab bersama untuk hasil mesyuarat, dan
- Melukis daripada peserta jawapan kepada soalan dan penyelesaian kepada masalah.
Pemudahan Individu
Apabila individu mengambil bahagian dalam proses itu biasanya kerana dua atau lebih pekerja mengalami konflik , ketidaksepakatan, perlu menetapkan matlamat bersama , atau ada keperluan untuk membahas satu projek, proses, atau pengalaman. Pemudah cara yang mahir dapat menyediakan struktur, kandungan, dan proses yang diperlukan oleh pekerja individu untuk mencapai penyelesaian yang saling memuaskan untuk masalah mereka.
Ciri-ciri Individu yang Menyediakan Pemudahan
Fasilitasi adalah kemahiran yang dipelajari yang paling wajar secara alami kepada individu yang menunjukkan ciri-ciri seperti:
- Kemahiran kepimpinan kumpulan yang kuat,
- Pengetahuan mendalam mengenai proses dan struktur kumpulan,
- Pengetahuan mengenai dinamika kumpulan dan interpersonal dan pemahaman komunikasi lisan dan nonverbal ,
- Keupayaan untuk membina latihan dan kandungan pasukan secara kreatif dengan cara yang menggalakkan penyertaan daripada peserta sesi,
- Empati untuk orang dan situasi mereka,
- Kemahiran mendengar dan komunikasi yang kuat , dan
- Keupayaan untuk menyusun campur tangan dan peristiwa kumpulan untuk menghasilkan hasil yang diinginkan untuk kumpulan.
Di bawah kepimpinan fasilitator yang mahir, mesyuarat, sesi pembinaan pasukan, dan kelas latihan dapat mencapai hasil yang tidak mungkin tanpa seorang pemimpin. Ini kerana peserta pasukan dalam kumpulan sering kurang kemahiran, kebenaran, dan sokongan yang diperlukan untuk memudahkan proses kerja mereka sendiri.
Menghindari Perbualan Bersaing dalam Mesyuarat
Selalunya sukar untuk mempunyai hubungan kerja yang berkesan dengan orang di tempat kerja. Inilah fasiliti yang berguna. Fasilitasi kumpulan yang berkesan dalam pertemuan menguruskan interaksi orang-orang yang sukar memegang perbualan bersaing.
Perbualan di luar topik antara dua atau lebih ahli mesyuarat membuang masa, menghalang kemajuan kumpulan, dan menghadkan sumbangan individu kepada pasukan secara keseluruhan. Di samping itu, perbualan yang bersaing dalam beberapa kumpulan kecil, walaupun pada topik, menghalang ahli pasukan untuk melihat bahawa ahli pasukan sedang berbincang.
Ini akhirnya menghasilkan idea terhad yang dihasilkan dalam mesyuarat.
Sama ada anda pemimpin pertemuan, pengurus, atau ahli kumpulan, anda boleh menggunakan idea-idea berikut untuk membawa kembali kumpulan bersama apabila ahli kumpulan memegang lebih daripada satu perbincangan pada satu masa.
Mengurus Perbualan Bersaing
- Gunakan komunikasi nonverbal: Lihat dengan mantap para peserta seketika. Naikkan alis anda sambil melihat, atau gelombang ke peserta. Hentikan orang yang mempunyai lantai selama satu minit sementara peserta lain menyertai semula kumpulan. Jangan takut melakukan ini-ia adalah sebahagian daripada tugas pemimpin atau pengurus pasukan untuk mengawal mesyuarat.
- Tanya soalan: Hubungi salah seorang ahli kumpulan yang menyertai perbualan bersaing. Dengan ringkasan perbincangan yang berlaku dalam mesyuarat secara keseluruhan, minta pendapatnya. Minta dia berkongsi idea mereka dengan orang lain dalam mesyuarat itu .
Katakanlah, "Saya percaya kita semua akan tertarik dengan pemikiran anda mengenai isu ini, Kerry." Ini mungkin agak tidak selesa untuk anda, tetapi ia berfungsi dua tujuan: Ia membawa perbualan sampingan ke dalam perbualan utama dan ia membolehkan semua orang tahu bahawa kelakuan itu tidak dibenarkan.
- Campur tangan secara teratur: Terus bertanya kepada ahli-ahli kumpulan yang menyertai perbualan bersaing untuk menyertai perbincangan kumpulan tanpa menggunakan sindiran atau kemarahan. Katakanlah, "Saya takut kita kehilangan idea-idea yang baik apabila semua orang bercakap dengan serta-merta, saya tahu saya tidak boleh mengesan semua pemikiran ini." Umumnya, lebih baik menggunakan taktik ini sebagai cubaan kedua atau ketiga untuk menarik orang ramai. Ia secara langsung dan berkesan tetapi boleh memalukan ahli pasukan.
- Menubuhkan isyarat kumpulan: Isyarat kumpulan mengingatkan peserta untuk mengadakan satu perbincangan pada satu masa. Suatu isyarat yang berfungsi dengan berkesan adalah untuk membuat tanda masa tidak lisan diikuti dengan memegang satu jari telunjuk untuk menunjukkan satu pertemuan. Jika terdapat hubungan yang baik di kalangan ahli pasukan, jenaka juga boleh menjadi alat yang berkesan. Cuba seperti, "Hei, John dan Jane, berhenti cuba merancang pengambilalihan dunia anda dan kembali ke mesyuarat."
Satu Firma Akhir Mengenai Bersaing Perbualan dalam Mesyuarat
Orang ramai menghabiskan sebahagian besar minggu kerja mereka menghadiri mesyuarat perniagaan. Ia menjadi tanggungjawab anda sebagai pengurus atau pemimpin mesyuarat untuk memastikan pekerja memanfaatkan masa mereka dengan baik. Pengurusan mesyuarat yang efektif memelihara masa mereka dan dengan mengawal perbualan sampingan anda dapat memastikan pertemuan tetap di topik dan menghasilkan kerja yang berkualiti.