Pemformatan yang betul adalah sangat penting jika anda menghantar salinan keras kepada penerima dan bukannya e-mel - surat itu perlu disesuaikan dengan betul dan kelihatan baik.
Format surat contoh berikut mengandungi maklumat yang perlu anda sertakan semasa menulis surat , bersama dengan nasihat mengenai font yang sesuai, salam, jarak, penutupan, dan tandatangan untuk surat-menyurat perniagaan.
Format Surat Sampel
Maklumat Hubungan ( Maklumat hubungan anda. Jika anda menulis pada kepala surat yang merangkumi maklumat hubungan anda, anda tidak perlu menyertakannya pada awal surat.)
Nama awak
Alamat anda
Bandar, Negeri, Kod Zip anda
Nombor telefon anda
Alamat E-mel anda
Tarikh
Maklumat Hubungan (Orang atau syarikat yang anda menulis kepada)
Nama
Tajuk
Syarikat
Alamat
Bandar, Negeri, Kod Zip
Salam ( Contoh Salutasi )
Dear Mr./Ms. Nama Akhir: (Gunakan ucapan rasmi, bukan nama pertama, melainkan jika anda tahu orang itu dengan sangat baik.Jika anda tidak tahu jantina seseorang, anda boleh menulis nama penuhnya, contohnya, anda boleh menulis "Dear Pat Crody" bukannya "Dear Mr. Crody" atau "Dear Ms. Crody." Perhatikan bahawa nama orang itu selalu diikuti oleh tanda kolon (:) dalam surat perniagaan, dan bukan koma.Jika anda tidak tahu nama penerima, masih biasa (dan selamat) untuk menggunakan yang lama "Kepada Keprihatinannya:").
Badan Surat
Perenggan pertama surat anda harus memberi pengantar tentang mengapa anda menulis sehingga tujuan anda jelas dari awal.
Kemudian, dalam perenggan berikut, berikan lebih banyak maklumat dan butiran khusus tentang permintaan anda atau maklumat yang anda berikan.
Perenggan terakhir surat anda harus mengulangi sebab anda menulis dan mengucapkan terima kasih kepada pembaca untuk meninjau permintaan anda.
Sekiranya sesuai, ia juga harus meminta maklum balas secara bertulis atau peluang untuk mengatur mesyuarat untuk membincangkan lanjut permintaan anda.
Penutupan
Best Regards, ( Contoh Penutupan )
Tandatangan
Tanda tangan tulisan tangan (untuk surat salinan keras - gunakan dakwat biru atau hitam untuk menandatangani surat itu)
Tandatangan Diketik
Sekiranya anda menghantar surat e-mel, inilah yang harus disertakan dan cara memformat tandatangan anda .
Petua untuk Memformat Surat Anda
- Apabila menulis surat, surat anda hendaklah mudah dan tertumpu, supaya tujuan surat anda jelas.
- Ruang tunggal surat anda dan biarkan ruang antara setiap ayat . Kiri membenarkan surat anda.
- Gunakan font biasa seperti Arial, Times New Roman, Courier New, atau Verdana. Saiz fon hendaklah 10 atau 12 mata.
- Tinggalkan satu baris kosong selepas salam dan sebelum penutupan.
- Surat perniagaan harus selalu dicetak pada kertas bon putih dan bukan pada kertas berwarna atau stesen peribadi.
Semak Kesalahan Pemformalan dan Typos
Sebaik sahaja anda telah menulis surat perniagaan anda, baca ulasannya (menggunakan spellcheck) pada skrin. Kemudian mencetaknya dan membacanya melalui sekurang-kurangnya sekali lagi, memeriksa sebarang kesalahan atau kesilapan. (Ia sering lebih mudah untuk mengesan ralat pada salinan keras.)
Berhati-hati juga untuk memformat kesilapan, seperti dua perenggan yang tidak mempunyai ruang di antara, atau garisan yang diindikasikan dengan tidak betul.
Kemudian sebelum meletakkan surat anda dalam sampul surat, jangan lupa untuk menandatangani nama ditaip anda menggunakan dakwat biru atau hitam.
Sekiranya anda menggunakan Microsoft Word atau program pemprosesan kata lain untuk menulis surat anda, ada templat tersedia yang boleh membantu anda memformat huruf anda dengan betul. Berikut adalah maklumat lanjut mengenai templat surat Microsoft Word percuma .
Lebih banyak Maklumat Penulisan Surat
Mengetahui cara menulis surat perniagaan adalah kemahiran penting jadi berikut adalah beberapa artikel untuk anda:
Mulakan dengan asas-asas cara menulis surat perniagaan menggunakan format umum dan semak pelbagai template surat perniagaan. Di samping itu, anda boleh melihat contoh surat perniagaan berkaitan pekerjaan ini. Semak maklumat lanjut tentang pemformatan dan lihat contoh lain tentang cara memformat surat perniagaan .
Sekiranya anda suka belajar dengan melihat contoh-contoh, terdapat banyak jenis surat perniagaan yang boleh dipilih, seperti surat sampul, wawancara terima kasih surat, surat ikhtisar, penerimaan kerja dan surat penolakan, surat peletakan jabatan, dan surat penghargaan.
Anda akan dapati semua sampel surat-surat berkaitan perniagaan dan pekerjaan dalam kajian ini terhadap sampel surat .
Tidak semua huruf perniagaan dicetak dan dihantar, jadi penting untuk mengkaji garis panduan ini untuk e-mel profesional dan menulis surat .