Yang anda pilih bergantung kepada siapa yang anda berkomunikasi, dan tujuan surat-menyurat anda. E-mel lebih cepat dan lebih mudah, tetapi beberapa mesej e-mel tidak pernah dibuka dan, bergantung pada siapa yang anda menulis dan mengapa anda menulis, anda mungkin perlu menghantar surat ditaip dan ditandatangani atau memuat naiknya secara dalam talian.
Surat Profesional dan Garis Panduan Penulisan E-mel
Tidak kira bagaimana anda berkomunikasi, surat yang ditulis dengan baik termasuk beberapa bahagian, apa yang anda sertakan dalam setiap bahagian dan bagaimana dokumen diformat akan bergantung kepada sama ada anda menghantar huruf ditaip atau mesej e-mel.
Berikut adalah garis panduan untuk menulis surat dan mesej e-mel, termasuk cara menulis, memformat, dan mengesahkan surat anda, dengan contoh pelbagai jenis huruf perniagaan.
Apa yang perlu dimasukkan dalam Surat atau E-mel
Panduan ini untuk menulis surat termasuk apa yang sepatutnya disenaraikan di setiap bahagian surat, cara menangani dan menandatangani komunikasi ditaip dan e-mel, format surat dan susun atur, dan contoh dan templat.
Bahagian Surat
- Maklumat perhubungan
- Salam (ucapan)
- Badan Surat
- Penutupan
- Tandatangan
Maklumat perhubungan
Bagaimana anda menyertakan maklumat hubungan anda akan berbeza berdasarkan cara anda menghantar surat anda. Apabila anda menghantar mesej e-mel, maklumat hubungan anda akan berada di penghujung mesej dan bukannya bahagian atas halaman.
Inilah yang perlu disertakan dan sampel bagi kedua-dua huruf dan e-mel yang ditaip.
Contoh salutasi
Salam adalah bahagian ucapan surat anda. Berikut adalah contoh contoh ucapan salam yang berfungsi dengan baik untuk korespondensi profesional.
Badan Surat
Tubuh surat Anda akan menyertakan beberapa paragraf.
Perenggan pertama harus memasukkan pengenalan dan penjelasan ringkas mengenai alasan untuk menulis. Perenggan kedua (dan mana-mana perenggan berikut) perlu menjelaskan sebab-sebab anda untuk menulis. Perenggan terakhir sama ada meminta tindakan dari pembaca, jika anda meminta sesuatu, atau nyatakan bagaimana anda akan susulan.
Pastikan bahawa tujuan surat anda adalah jelas. Pembaca perlu mengetahui apa yang anda minta dan bagaimana mereka dapat membantu anda. Atau, jika anda menawarkan perkhidmatan atau bantuan yang boleh anda berikan kepada pembaca.
Penutupan
Surat tertutup dengan istilah seperti "salam sejahtera" atau "Yang ikhlas" yang diikuti dengan koma, maka tandatangan anda jika anda menghantar surat ditaip. Sekiranya anda menghantar mesej e-mel, taipkan nama anda selepas penutupan. Berikut adalah senarai contoh penutup surat yang sesuai untuk surat-menyurat berkaitan perniagaan dan pekerjaan.
Tandatangan
Sentuhan akhir untuk surat anda adalah tanda tangan anda, yang, dalam pesan email, akan menyertakan informasi kontak anda.
Bagaimana Meletakkan Surat
Adalah penting untuk menangani individu yang anda menulis secara rasmi, melainkan anda tahu mereka dengan baik. Berikut adalah cara untuk menangani surat termasuk maklumat generik yang boleh anda gunakan jika anda tidak mempunyai kenalan di syarikat.
Memformatkan Pesanan Anda
Sekarang bahawa anda mempunyai semua maklumat yang perlu anda sertakan, semak format standard untuk digunakan untuk surat dan mesej e-mel:
Garis Panduan Penulisan Surat
Langkah seterusnya adalah menggilap huruf anda, jadi terdapat banyak ruang antara perenggan dan bahagian atas dan bawah halaman. Anda juga mahu memilih gaya yang boleh dibaca, profesional dan saiz font. Apa yang anda katakan akan bergantung pada alasan anda menulis, jadi pastikan anda menyesuaikan surat anda agar sesuai dengan keadaan peribadi dan profesional anda.
Di sini adalah panduan langkah demi langkah untuk menulis pelbagai jenis huruf yang berlainan, termasuk margin halaman, fon, jarak, dan butiran mengenai apa yang perlu disertakan bersama-sama dengan contoh masing-masing.
- Cara Menulis Surat Rujukan
- Cara Menulis Surat Peletakan jawatan
- Cara Menulis Surat Terima Kasih
- Garis Panduan Mesej dan Jemputan LinkedIn
- Garis Panduan Mesej E-mel Profesional
Contoh dan Templat
Menggunakan templat adalah cara yang baik untuk memulakan surat anda atau mesej e-mel kerana anda bermula dengan format asas di tempatnya. Isikan maklumat anda dalam bahagian surat yang sesuai.
Melihat contoh juga membantu, kerana anda akan mendapat idea tentang apa yang harus dikatakan dalam surat-menyurat anda sendiri.
Sampel Surat
Sampel surat termasuk surat perniagaan, surat ikhtisar, wawancara terima kasih surat, surat ikhtisar, penerimaan kerja dan surat penolakan, surat peletakan jabatan, surat penghargaan, surat perniagaan, dan banyak lagi contoh surat dan templat.
Contoh Mesej E-mel
Contoh pekerjaan, carian kerja dan contoh e-mel perniagaan, ditambah dengan template e-mel, contoh mesej yang diformatkan, dan baris subjek, salam dan contoh tandatangan.
Pemeriksaan Proofread dan Eja
Akhirnya, sebelum anda mencetak atau memuat naik surat anda atau menghantar mesej e-mel anda, semakan ejaan, semakan tatabahasa, dan bacalah buktinya. Petua untuk memastikan tidak ada ralat untuk membacanya dengan kuat. Anda mungkin dapat melihat kesilapan yang anda tidak dapat meninjau dengan melihatnya.
Artikel Berkaitan: Surat Salam dan Salam