Kemahiran Pengurusan Untuk Pemula
Kemahiran Pengurusan Asas
Terdapat empat kemahiran pengurusan asas yang perlu dikuasai oleh seseorang yang mempunyai kejayaan dalam kerja pengurusan .
Empat kemahiran asas ini adalah untuk merancang, mengatur, mengarah, dan mengawal dan dibincangkan secara berasingan secara terperinci di bawah.
Rancang
Perancangan merupakan langkah pertama dan paling penting dalam sebarang tugas pengurusan. Ia juga merupakan langkah paling sering diabaikan atau sengaja dilangkau. Walaupun jumlah perancangan dan butiran yang diperlukan bervariasi dari tugas ke tugas, untuk melangkau tugas ini adalah untuk mengundang bencana yang pasti kecuali dengan nasib yang buta. Itulah yang memberikan kita perancangan 6 P perancangan (atau 7 P bergantung kepada bagaimana anda mengira).
Walaupun kebanyakan orang mengaitkan perancangan istilah dengan perancangan perniagaan umum, terdapat juga perancangan tahap yang berbeza:
- Perancangan strategik
- Perancangan Taktikal
- Perancangan Operasi
Dan ada pelbagai perancangan:
- Perancangan Bencana
- Perancangan Penggantian
- Perancangan Krisis
- Perancangan Pampasan
Atur
Seorang pengurus mesti dapat menyusun pasukan, tugas, dan projek untuk mendapatkan kerja pasukan dengan cara yang paling efisien dan berkesan.
Sebagai pengurus permulaan, anda mungkin menganjurkan satu pasukan kerja kecil atau pasukan projek. Kemahiran yang sama akan diperlukan kemudian dalam kerjaya anda apabila anda perlu menganjurkan jabatan atau bahagian baru syarikat.
Jelas, terdapat banyak pertindihan antara perancangan kerja dan mengaturnya. Di mana perancangan memberi tumpuan kepada apa yang perlu dilakukan, organisasi lebih beroperasi dan lebih tertumpu kepada cara untuk mendapatkan kerja yang terbaik.
Apabila anda menyusun kerja, anda perlu:
- menentukan peranan yang diperlukan,
- memberikan tugasan kepada peranan,
- menentukan sumber terbaik (orang atau peralatan) untuk peranan,
- mendapatkan sumber dan peruntukkannya kepada peranan , dan
- menyerahkan sumber kepada peranan dan mewakilkan kuasa dan tanggungjawab kepada mereka.
Sama ada anda telah ditugaskan sebuah pasukan kecil atau projek untuk menguruskan, pengurus permulaan juga mesti dapat mengatur pejabat dan sistem data.
Anda mungkin tidak dapat memindahkan orang secara fizikal untuk mendapatkan pasukan anda bersama-sama, tetapi anda harus menganggapnya. Sebaliknya, anda mungkin perlu memindahkan beberapa orang ke dalam ruang yang kecil dan anda perlu mengatur perkara agar pasukan dapat bekerja dengan berkesan dalam ruang itu. Kemudian dalam kerjaya anda, anda mungkin perlu menganjurkan pejabat untuk menampung pasukan dari beberapa jabatan yang berbeza dan keperluan khusus mereka.
Anda juga perlu dapat mengatur semua sistem yang akan mengendalikan data yang diperlukan oleh pasukan anda untuk dikumpulkan atau diagihkan. Hari-hari ini, mereka mungkin sistem komputer. Anda mesti memutuskan sama ada, misalnya, anda perlu menyediakan halaman web yang dikongsi pada intranet syarikat atau hanya folder yang dikongsi pada pelayan fail. Bagaimana anda akan menganjurkan sistem supaya setiap orang yang memerlukan maklumat mempunyai akses kepadanya (dan ia tidak tersedia kepada mereka yang tidak sepatutnya melihatnya, seperti pesaing anda)?
Jika pasukan anda memerlukan atau menghasilkan sesuatu selain daripada maklumat, anda mesti mengatur supaya pasukan anda mendapatkan apa yang mereka perlukan, apabila mereka memerlukannya, dan dapat keluar kepada orang lain apa yang dihasilkan oleh tim anda pada waktu yang tepat.
Jangan lupa mengatur diri anda. Kami akan masuk ke tahap yang lebih tinggi dalam Aras 3 Piramid Kemahiran Pengurusan , tetapi walaupun sebagai pengurus permulaan, anda mesti dapat mengatur diri sendiri , masa anda, dan ruang anda supaya anda dapat menjadi yang paling berkesan.
Akhirnya, ingatlah, bahawa ia jarang sekali mengatur perkara-perkara sekali. Dengan perubahan yang berterusan dalam sumber, matlamat, dan faktor luaran anda biasanya perlu menyusun semula untuk menyesuaikan diri dengannya.
Terus
Mengarahkan adalah langkah tindakan. Anda telah merancang dan menganjurkan kerja. Sekarang anda perlu mengarahkan pasukan anda untuk mendapatkan kerja yang dilakukan. Mula dengan memastikan matlamatnya jelas kepada semua orang di dalam pasukan.
Adakah mereka semua tahu apa tujuannya? Adakah mereka semua tahu apa peranan mereka dalam mendapatkan pasukan ke gawang? Adakah mereka mempunyai segala yang mereka perlukan (sumber, kuasa, masa, dan sebagainya) untuk melakukan bahagian mereka?
Tarik, Jangan Push
Anda akan lebih berkesan mengarahkan pasukan ke matlamat anda jika anda tarik (memimpin mereka) dan bukannya menolak (duduk dan memberi perintah ). Anda mahu memotivasi orang-orang di dalam pasukan anda dan membantu dan memberi inspirasi kepada matlamat pasukan.
Kawalan
Sesetengah penulis cuba "melembutkan" kemahiran ini dengan memanggilnya "koordinat" atau istilah yang serupa. Saya lebih suka istilah yang lebih kuat, kawalan kerana penting bahawa pengurus dapat mengawal aktiviti pasukan.
Dalam langkah-langkah di atas, anda telah merancang kerja, menganjurkan sumber untuk menjadikannya paling berkesan, dan mengarahkan pasukan untuk memulakan kerja. Dalam langkah kawalan, anda memantau kerja yang sedang dilakukan. Anda membandingkan kemajuan sebenar dengan rancangan itu. Anda mengesahkan bahawa organisasi berfungsi seperti yang anda bentuknya.
Sekiranya semuanya berjalan lancar, anda tidak perlu melakukan apa-apa selain memantau. Walau bagaimanapun, itu jarang terjadi. Seseorang menjadi sakit, jenis pangkalan data mengambil masa lebih lama daripada setiap lelaran daripada unjuran, pesaing utama menurunkan harga mereka, kebakaran memusnahkan bangunan di sebelah dan anda perlu berpindah selama beberapa hari, atau beberapa faktor lain memberi impak kepada pelan anda. Langkah kawalan kini menetapkan bahawa anda perlu mengambil tindakan untuk meminimumkan kesan dan membawa kembali perkara ke arah yang dikehendaki secepat mungkin.
Sering kali ini bermakna kembali ke peringkat perancangan dan menyesuaikan pelan. Kadang-kadang ia memerlukan perubahan dalam organisasi. dan anda perlu mengarahkan semua orang ke arah matlamat baru dan memberi inspirasi kepada mereka. Kemudian, tentu saja, anda mengawal rancangan baru dan menyesuaikan jika diperlukan. Kitaran ini berterusan sehingga anda menyelesaikan tugas.
Alat Kawalan Pengurus
Dalam langkah kawalan, anda menetapkan piawaian untuk prestasi dan kualiti dan kemudian anda memantau untuk memastikan ia dipenuhi. Terdapat banyak alat yang tersedia untuk anda memandangkan ada perkara yang anda perlukan untuk memantau.
- Alat penjadualan - sebilangan alat perisian membolehkan anda memasukkan jadual anda dan kemudian mengemas kini kemajuan secara berkala. Program ini akan menyerlahkan perubahan dalam jadual supaya anda dapat mengenal pasti tindakan pembetulan.
- Kawalan kewangan - sebagai pengurus, anda biasanya akan mempunyai belanjawan. Laporan dari Jabatan Kewangan akan memberitahu anda bagaimana perbelanjaan anda (pada orang dan sumber lain) sepadan dengan rancangan tersebut.
- Kawalan orang - anda mesti memastikan semua orang dalam pasukan anda melaksanakan seperti yang dirancang. Jika mereka tidak, anda perlu mencari dan membaiki sebabnya. Adakah mereka tidak faham matlamatnya? Adakah mereka tidak mempunyai sumber atau kemahiran yang mereka perlukan? Adakah tugas terlalu besar untuk mereka dan perlu diubah suai atau diberikan kepada sumber yang berbeza? Tugas anda sebagai pengurus bererti memberikan maklum balas ahli pasukan tentang bagaimana prestasi mereka memenuhi rancangan itu. Bila tidak, anda perlu mengambil tindakan pembetulan.