Petua untuk Mencipta E-mel yang Dapat Dibaca
Semasa carian kerja anda, anda mungkin akan menghantar banyak, banyak e-mel, termasuk surat liputan , nota terima kasih dan mesej kepada sambungan berkaitan dengan carian pekerjaan.
Dalam e-mel ini, anda perlu mengelak daripada membuat kesalahan memalukan (seperti salah guna nama seseorang). Anda juga ingin memastikan untuk menulis nota yang mendapat maklum balas. Baca terus untuk maklumat tentang etika e-mel, bersama dengan nasihat tentang cara membuat ucapan.
Mulailah E-mel Anda Dengan Salam Profesional
Berusaha untuk kejelasan dalam baris subjek anda. Pilih sesuatu yang mengarahkan yang mengenal pasti tujuan e-mel anda, seperti "masa mesyuarat berubah" atau "pertanyaan cepat mengenai cadangan anda." Elakkan melelehkan lobak merah dengan penggoda seperti "Saya perlu memaklumkan kepada anda ..." yang cuba memikat bacaan untuk membuka e-mel untuk mendapatkan niat anda.
Orang sering memutuskan sama ada untuk membuka e-mel berdasarkan baris subjek, jadi pilih salah satu yang menyatakan dengan jelas tujuan anda.
Gunakan ucapan profesional. Sertakan ucapan yang sesuai untuk keadaan dan penerima. Terdapat ucapan yang boleh diterima dalam e-mel yang tidak digunakan dalam surat biasa, dan salam yang digunakan untuk kedua-duanya.
Pilih ucapan berdasarkan seberapa baik anda mengenali orang yang anda tulis dan jenis mesej yang anda tulis. Sebagai contoh, jika anda menulis seseorang yang anda tahu, "Hi Jim" adalah sesuai. "Dear Mr./Ms Smith" akan sesuai apabila memohon pekerjaan atau menulis surat perniagaan.
Elakkan membuka e-mel dengan "hey" yang sangat tidak rasmi dan biasanya tidak digunakan di tempat kerja.
Juga malu dari "Hi folks" atau "Hi guys," walaupun sifat e-mel anda santai.
Berikut adalah beberapa contoh ucapan untuk digunakan :
- Nama nama keluarga yang dihormati (ini berfungsi dengan baik jika anda tidak mengetahui jantina orang yang anda menulis kepada)
- Nama Pertama Yang Dihormati (semasa menghantar e-mel kepada seseorang yang anda tahu)
- Nama Pertama Hi (Apabila menghantar e-mel kepada seseorang yang anda tahu)
- Dear Mr./Ms. Nama terakhir
- Dear Mr./Ms. Nama pertama nama akhir
- Dear Dr. Dear
- Kepada sesiapa yang berkenaan
- Pengurus Sumber Manusia yang dihormati
- Pengurus Hiring yang Terhormat
Tambah alamat e-mel yang terakhir. Jika anda tidak mempunyai pilihan untuk membatalkan e-mel, tambahkan alamat terakhir jika anda cenderung mempunyai jari pemicu cepat. Sisipkan nama penerima hanya apabila anda pasti e-mel sudah bersedia untuk pergi.
Elakkan kesalahan "membalas semua" yang lama. Tonton jari pemicu anda apabila memukul Balas Semua. Pertimbangkan sama ada semua orang dalam senarai benar-benar perlu membaca apa yang anda katakan. Juga berhati-hati dengan e-mel yang lebih tua dalam rantai yang mungkin anda mungkin tidak mahu seseorang di dalam Balas Semua senarai untuk melihat.
Teruskan dengan jenaka. Humor boleh sukar untuk melihat dalam e-mel kerana nada anda tidak semestinya bersinar. Tanpa bahasa badan, ungkapan wajah, atau irama, humor boleh jatuh datar atau bahkan tidak sengaja menghina pembaca. Mainkan selamat dan tinggalkannya.
Terobos! Jangan membuat kesilapan berfikir bahawa orang akan memaafkan kesalahpahaman dalam e-mel yang tidak rasmi atau kesalahan yang dijangkakan jika anda menaip pada telefon anda. Anda mungkin dihakimi kasar oleh kesilapan dalam e-mel anda, terutamanya jika mereka berleluasa. Jangan bergantung kepada penilai ejaan yang sering boleh memilih perkataan yang salah untuk anda - membuktikan e-mel anda seperti anda akan menjadi dokumen penting .
Terutama, sentiasa semak dan semak semula nama-nama orang dieja dengan betul.
Jangan gunakan emojis atau emotikon. Lebih-lebih lagi, mesej e-mel akan menyerupai mesej teks. Mesej tempat kerja sekarang kadang-kadang termasuk emoji "thumbs up" atau muka smiley. Walaupun mereka menjadi lebih biasa, elakkan emojis dan emotikon dalam surat rasmi. (Tip: Jika salam e-mel anda menggunakan nama terakhir, itulah tanda yang pasti anda harus meninggalkan emojis dan emotikon.)
Ingat bahawa e-mel berlangsung selama-lamanya. Berfikir dua kali sebelum menghantar e-mel sesuatu yang peribadi atau sulit, menembak seseorang melalui e-mel, meremehkan seseorang, atau menjawab dengan kemarahan.
Mereka jenis interaksi mungkin lebih baik dilakukan secara peribadi. Peraturan dua puluh empat jam adalah yang baik. Jika anda tidak pasti sama ada anda perlu menghantar mesej itu, atau tidak, tunggu sehingga keesokan harinya untuk membuat keputusan. Satu lagi peraturan yang baik: Jangan menuliskan apa-apa dalam e-mel yang anda tidak akan mahu berkongsi dengan umum (dalam pemendapan, katakan, atau di media sosial).
Lebih Banyak Perihal Menulis dan Mengirim E-mel: Tips Etik E-mel untuk Pencari Kerja | Surat Salam dan Salam