Fail personil pekerja biasanya disimpan dalam kabinet fail yang terkunci dan tahan api di lokasi terkunci yang dapat diakses oleh staf Sumber Daya Manusia.
Kerahsiaan maklumat pekerja dalam fail personel amat penting.
Dari semua fail pekerja yang disimpan oleh syarikat, fail kakitangan adalah paling kerap diakses sehari-hari untuk maklumat oleh majikan, penyelia, atau kakitangan Sumber Manusia.
Pertimbangan Tentang Kandungan Fail Personel Pekerja
Prinsip asas dan soalan yang perlu dipertimbangkan apabila memfailkan mana-mana dokumen dalam fail kakitangan adalah ini.
- Adakah majikan memerlukan dokumen tertentu untuk membenarkan keputusan jika majikan itu didakwa? Adakah majikan memerlukan dokumen itu di mahkamah undang-undang?
- Adakah pekerja tahu dan memahami bahawa dokumen itu akan difailkan dalam fail personelnya? Dalam kebanyakan kes, majikan sepatutnya mempunyai pekerja menandatangani dokumen itu, tidak menandakan perjanjian dengan kandungan dokumen, tetapi untuk mengakui bahawa mereka sedar dan telah membaca dokumen itu.
- Tiada kejutan, pendapat, atau nota peribadi tentang pekerja yang harus diletakkan di dalam fail kakitangan. Hanya fakta, tiada pemikiran spekulatif, tergolong dalam fail kakitangan pekerja.
Kandungan Fail Personel Pekerja
Berikut adalah cadangan tentang dokumentasi yang majikan perlu menyimpan dalam fail pekerja kakitangan.
sejarah pekerjaan
- Permohonan kerja
- Teruskan
- Teruskan surat lamaran
- Pengesahan pendidikan
- Pengesahan pekerjaan
- Surat penolakan
- Penerangan pekerjaan kedudukan
- Rekod analisis pekerjaan
- Surat tawaran pekerjaan atau kontrak pekerjaan
- Perjanjian pekerjaan agensi atau agensi temp, jika digunakan
- Maklumat hubungan kecemasan
- Borang pengiktirafan buku panduan yang ditandatangani yang menunjukkan penerimaan buku panduan pekerja
- Senarai semak daripada orientasi pekerja baru yang menunjukkan topik yang dilindungi dan oleh siapa
- Perjanjian dan dokumentasi penempatan semula
- Sebarang kontrak, perjanjian bertulis, resit atau pengakuan di antara pekerja dan majikan (seperti perjanjian tidak bersaing , kontrak pekerjaan , atau perjanjian yang berkaitan dengan kereta yang disediakan oleh syarikat), contohnya
- Kehidupan borang rasmi pekerjaan termasuk: permintaan pemindahan , kenaikan pangkat , permohonan pekerjaan dalaman dan sebagainya
- Sebarang dokumentasi lain yang berkaitan dengan pekerjaan
Pembangunan dan Peningkatan Prestasi Pekerja
- Salinan sebarang penilaian prestasi yang digunakan atau rancangan pembangunan pekerja
- Penilaian diri pekerja
- Rekod dari mana-mana sesi kaunseling rasmi
- Nota tentang kehadiran atau keterlambatan
- Dokumentasi pelan peningkatan prestasi
- Laporan tindakan tatatertib
- Pengiktirafan pekerja yang dibentangkan seperti sijil, surat pengiktirafan, dan sebagainya
- Cadangan dan cadangan rasmi pekerja, respons organisasi
- Rekod latihan
- Permintaan untuk latihan
- Penilaian kecekapan
- Kelas latihan atau pemberitahuan sesi atau jadual
- Penilaian perlu ditandatangani
- Laporan perbelanjaan latihan
- Aduan daripada pelanggan atau rakan sekerja
Rekod Penamatan Pekerjaan
- Surat peletakan jawatan pekerja
- Keluar dari dokumentasi wawancara
- Pemberitahuan Cobra
- Senarai semak pekerjaan
- Perakaunan akhir untuk semua aspek pekerjaan pekerja seperti gaji akhir, gaji bercuti, pengembalian harta syarikat, dan sebagainya.
Dokumen tambahan yang berkaitan dengan fail kakitangan boleh didapati.