Inilah Apa yang Anda Perlu Tahu mengenai Isi Kandungan Personil
- Majikan ingin mempunyai maklumat tepat yang berguna dan teratur apabila anda memerlukan akses kepada maklumat untuk apa-apa sebab. Perubahan dalam kenalan kecemasan, alamat pekerja, menjejaki penilaian prestasi , surat disiplin , pengiktirafan pekerja , dan bahan permohonan pekerjaan adalah contoh jenis maklumat yang majikan ingin dapat dengan cepat mengakses.
- Majikan perlu menyimpan dokumentasi mengenai isu-isu kakitangan seperti pemilihan pekerja, prestasi, sejarah kerja, rasional pampasan, dan aplikasi promosi dalaman, untuk menamakan beberapa.
Tuntutan EEOC , tuntutan mahkamah atau bahkan keperluan untuk membenarkan kekurangan kenaikan atau kenaikan pangkat kepada pekerja memerlukan majikan telah mengumpulkan dan mengekalkan jenis dokumentasi pekerja ini. - Sesetengah rekod pekerja dikehendaki oleh kerajaan persekutuan atau kerajaan untuk memastikan majikan. Mengadakan maklumat pekerja dalam fail personel masuk akal untuk akses dan pematuhan dan kesediaan undang-undang.
Jenis Fail Personil
Majikan umumnya mengekalkan beberapa jenis fail kakitangan, untuk kegunaan perniagaan, untuk kerahsiaan pekerja, untuk privasi perubatan, dan untuk pematuhan undang-undang. Saya tidak tahu mana-mana undang-undang yang mengatakan berapa banyak fail yang dikehendaki oleh majikan.
Walau bagaimanapun, terdapat banyak undang-undang, dan terdapat amalan terbaik kakitangan untuk kerahsiaan pekerja, yang mentadbir kandungan fail kakitangan dan yang mempunyai akses kepada maklumat tersebut.
Ini adalah fail kakitangan yang kebanyakan majikan di Amerika Syarikat mengekalkan. (Undang-undang dan amalan di seluruh dunia mungkin berbeza.)
- Fail Personel : Ini adalah fail pekerja utama yang mengandungi sejarah hubungan pekerjaan.
- Fail Payroll : Anda ingin mengekalkan fail berasingan untuk semua isu gaji berkenaan gaji dan faedah.
- File Perubatan Pekerja : Akta Portabiliti dan Akauntabiliti Insurans Kesihatan Persekutuan 1996 (HIPAA) menghendaki majikan melindungi rekod perubatan pekerja sebagai sulit.
- Borang I-9 Pekerja : Anda perlu mengekalkan fail berasingan untuk semua pekerja (bukan setiap pekerja) borang I-9 kerana anda tidak mahu pekerja kerajaan, yang diberi kuasa untuk memeriksa bentuk-bentuk ini di bawah pelbagai keadaan, melihat melalui fail kakitangan kakitangan utama dan rahsia.
Akses Pekerja ke Fail Personil
Pekerja dibenarkan mendapat akses kepada kakitangan mereka di bawah bimbingan dan penyeliaan kakitangan Sumber Manusia. Fail kakitangan kakitangan dianggap sebagai harta majikan yang mempunyai tanggungjawab untuk menjaga dan melindungi mereka.
Dasar Fail Personel Sampel
Berikut ialah contoh dasar fail kakitangan untuk kegunaan di syarikat anda. Ia membincangkan pelbagai fail yang disyorkan dan yang sepatutnya mempunyai akses kepada setiap fail.
Dasar Sampel
Syarikat mengekalkan tiga fail pekerja untuk setiap pekerja.
Fail kakitangan dikekalkan untuk setiap pekerja (Nama Syarikat Anda). Fail kakitangan ini mengandungi dokumen sulit dan diuruskan dan dikekalkan oleh kakitangan Sumber Manusia.
Akses ke fail ini terhad kepada kakitangan HR dan menganggap bahawa setiap pengurus pekerja mengekalkan failnya sendiri dengan dokumen yang berkaitan dengan prestasi kerja pekerja.
Dokumen tipikal dalam fail kakitangan termasuk permohonan pekerjaan, borang hubungan kecemasan keluarga, sejarah tindakan tatatertib yang didokumen, resume, buku panduan pekerja dan majikan menandatangani kunci, maklumat peribadi semasa, dan rujukan kerja.
Tidak semua fail kakitangan mengandungi dokumen yang sama tetapi setiap fail kakitangan mempunyai beberapa dokumen yang sama.
Fail penggajian juga dikekalkan; fail gaji mengandungi sejarah kerja, jabatan, perubahan pampasan, dan sebagainya. Akses ke fail gaji terhad kepada kakitangan perakaunan dan HR yang bersesuaian.
Fail perubatan pekerja juga dikekalkan. Kandungan fail perubatan tidak tersedia kepada sesiapa kecuali kakitangan yang ditetapkan oleh Sumber Manusia dan pekerja yang rekodnya disimpan dalam fail. Pada Nama Syarikat Anda), fail perubatan menerima tahap penyimpanan dan kerahsiaan yang paling tinggi.
Seorang pekerja boleh melihat fail kakitangannya dengan menghubungi kakitangan kakitangan Sumber Manusia semasa waktu perniagaan biasa. Tiada pekerja boleh mengubah atau mengeluarkan sebarang dokumen dari fail kakitangannya yang mesti dilihat di hadapan kakitangan kakitangan SDM.
Juga Dikenali Sebagai fail pekerja, rekod pekerja, fail sumber manusia, dokumentasi
Penafian - Sila Nota:
Susan Heathfield membuat segala usaha untuk menawarkan nasihat pengurusan Sumber Manusia, majikan, dan tempat kerja etika yang tepat, akal sehat, baik di laman web ini dan dihubungkan dari laman web ini, tetapi dia bukan seorang peguam, dan kandungan di laman web itu, sementara berwibawa, tidak dijamin untuk ketepatan dan kesahihan, dan tidak boleh ditafsirkan sebagai nasihat undang-undang.
Tapak ini mempunyai penonton dan undang-undang dan peraturan pekerjaan di seluruh dunia yang berbeza-beza dari negeri ke negara dan negara ke negara, jadi laman web ini tidak boleh menjadi muktamad bagi mereka semua untuk tempat kerja anda. Apabila ragu-ragu, sentiasa mendapatkan nasihat atau bantuan undang-undang dari sumber kerajaan, Persekutuan, atau antarabangsa, untuk membuat penafsiran dan keputusan undang-undang anda betul. Maklumat di laman web ini adalah panduan, idea, dan bantuan sahaja.